Ein klassisches und viel zitiertes Modell ist die Alpen-Methode. Sie bietet sich bei der Planung der Arbeitsorganisation an.
1. Alle Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben
(Vollständigkeit des Eingangsspeichers)
Dazu gehören:
- Notwendige Arbeiten aus Ihrem Wochen-/Monatsplan
- Unerledigtes vom Vortag
- Neu hinzugekommene Tagesarbeiten
- Termine, Telefonate und Korrespondenz
- Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben
- Pausen (bitte nicht vergessen!)
2. Länge der Aktivitäten schätzen
Dies hat zur Folge, dass Sie Ihre eigene Arbeit besser abzuschätzen lernen und außerdem nach Ablauf der Zeit eine Entscheidung treffen müssen, wie es nun weitergeht. Sie arbeiten nach Zeitvorgabe auch häufig erheblich konzentrierter.
3. Pufferzeiten reservieren
Sinnvoll ist eine Zeiteinteilung in drei Blöcken:
a) ca. 60% für die eigentlichen geplanten Aufgaben
b) ca. 20% für unerwartete Aktivitäten (Störungen, Zeitdiebe)
c) ca. 20% für spontane und soziale Aktivitäten (kreative und kommunikative
Zeit)
4. Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegation treffen
Dies ist gerade wegen der Fülle der Aufgaben immer wieder erforderlich.
5. Nachträgliche Kontrolle des Erreichten/Unerreichten
Wenn Sie mehrmals etwas Unerledigtes übertragen, sehen Sie sich vor die Entscheidung gestellt, das Unerledigte wirklich zu tun oder endgültig zu streichen.