Darüber, was Controlling eigentlich ist, bestehen in der Praxis und in der Theorie durchaus unterschiedliche Auffassungen.

„To control“ oder „Controlling“ kommt aus dem amerikanischen Sprachgebrauch und bedeutet sinngemäß Beherrschung, Lenkung und Steuerung eines Vorganges. Also tragen Controller zur praktischen Erreichung der vereinbarten Ziele bei. Der deutsche Begriff Kontrolle kann also die Aufgaben und Funktionen der Controllingabteilung nicht exakt genug beschreiben.

Sondern der Controller sorgt dafür, dass sich jeder, im Rahmen der erarbeiteten Ziele und Pläne, selbst kontrollieren kann. Das Controlling soll also allen am Zielprozess beteiligen Instanzen Instrumente und Informationen zur Verfügung stellen, damit sie ihre Rolle im Zielerreichungsprozess wahrnehmen können.

Eine recht umfassende Definition beschreibt das Controlling wie folgt: Controlling ist – funktional gesehen – dasjenige Subsystem der Führung, das Planung und Kontrolle sowie Informationsversorgung systembildend und systemkoppelnd ergebniszielorientiert koordiniert und so die Adaption und Koordination des Gesamtsystems unterstützt.“( Controlling, Horváth)

Laut dieser Definition sind also die Hauptmerkmale eines Controllingsystems als Planung, Steuerung und Kontrolle zu verstehen. Als eine weitere Aufgabe des Controlling kann die Beschaffung und Bereitstellung von Informationen verstanden werden.

Es besteht eine grundsätzliche Unterscheidung von Controlling in das operative Controlling (kurzfristiger Horizont, z.B. Geschäftsjahr) und das strategische Controlling (langfristige Orientierung, Geschäftsentwicklung). Die beiden Bereiche können also nicht streng voneinander getrennt werden, da eine ständige Wechselwirkung zwischen ihnen besteht. Die operative Planung wird sehr stark von der strategischen Planung beeinflusst, umgekehrt liefern operative Überlegungen wichtige Impulse für die strategische Ausrichtung des Unternehmens.