E-mail Knigge

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Modernes Medium mit Regeln

Die Anzahl der Geschäftsbriefe hat durch den Einsatz von E-Mails erheblich abgenommen. Dies ist aber kein Grund dafür, dem Inhalt und dem Stil einer E-Mail weniger Aufmerksamkeit zu schenken. Wenn Sie nachfolgende Regeln beachten, wird auch Ihre E-Mail-Korrespondenz die gewünschte Wirkung erzielen. Denken Sie immer daran, dass eine E-Mail auch ausgedruckt werden kann – und somit ist sie genauso imagewirksam wie ein Brief.

E-Mail oder Brief?

Einladungen (außer zu Arbeitsbesprechungen), Glückwünsche und Entschuldigungen per E-Mail sind stillos. Hier sollten Sie einen Brief wählen. Ebenso stellt sich die Frage ob ein Termin statt über E-mai-Verkehr sinnvoller über den Griff zum Telfon abgestimmt werden soll. E-Mails sollten Sie vor allem dann einsetzen, wenn Dateien als Hintergrundinformation von Vorgängen mitgeschickt werden müssen. Beim Versenden von e-mails muss immer überlegt werden, ob die Klärung eines Sachverhalts auf diesem Wege keine Missverständnisse hervorruft, ansonsten sollte ein persönliches Gespräch bevorzugt werden. Aus Angst vor Konfrontation wird viel zu oft viel zu schnell zum Medium E-Mail gegriffen.

Antwortgeschwindigkeit

Schreiben Sie einen Zwischenbescheid, wenn Sie die E-Mail nicht sofort beantworten können. Nennen Sie einen Termin für die ausführliche Antwort. Bearbeiten Sie Ihre Mails täglich. Die Nutzer eines schnellen Mediums erwarten auch eine schnelle Antwort. Eine eingegangene E-Mail sollte spätestens nach zwei Tagen bei Ihnen eine Reaktion auslösen – egal ob Zwischenbescheid oder Antwort.

Keine Abkürzungen und Gestaltung

Benutzen Sie keine Abkürzungen wie “mfG”, “fyi”, “thx” oder “asap” – sie sind nicht jedem bekannt. Gestalten Sie den Text Ihrer E-Mail so, dass er gut lesbar ist. Unterteilen Sie den Text in Absätze und beschreiben Sie auch kurz im Text, was in den Anhängen zu finden ist. Auch auf Groß- und Kleinschreibung ist zu achten, da hierdurch das Lesen erleichtert wird.

Sinnvoller Betreff

Füllen Sie immer den, “Betreff” mit einer aussagekräftigen Beschreibung des Inhaltes der E-Mail aus. So hat der Empfänger später die Chance, die E-Mail wieder zu finden.

Anrede und Verabschiedung

E-Mails sind Schriftstücke, die das Image einer Firma prägen und ausgedruckt werden können. Denken Sie deshalb daran, immer eine vollständige Anrede und eine komplette Verabschiedung einzufügen. Abgesehen von Anrede und Abschied sollte natürlich auch der gesamte Text korrekt geschrieben sein.

Signatur darf nicht fehlen

Nennen Sie immer die kompletten Absenderdaten (Name, Firma, Anschrift, Telefon, Fax) am Ende einer E-Mail, damit der Empfänger den Antwortweg frei wählen kann. Achten Sie darauf, dass diese Funktion der Signatur auch bei Antwortschreiben aktiviert ist.

Sicherheit geht vor

Senden Sie niemals vertrauliche Informationen über das Netz. Vermeiden Sie auch E-Mails zu lang werden zu lassen, so dass bis zu zehn Sendungen hintereinander hängen. Hierbei kann es passieren, dass ein E-Mail-Verkehr im Laufe der Zeit an andere weitergeschickt wird, da diese involviert werden. Starten Sie also nach einem dreimaligem Hin und Her eine neue E-Mail und setzten Sie ein sinnvolles Betreff ein.

Felder: An, CC oder BCC

Bevor eine E-Mail versandt wird, sollte geprüft werden, inwieweit diese auch tatsächlich für alle Empfänger relevant ist. Welche Personen in welches Adressfeld geschrieben werden, ist oftmals nicht allen E-Mail-Usern klar. In das Adressfeld “An” einer E-Mail kommen nur die Empfänger, die direkt betroffen sind oder eine Aufgabe aus der E-Mail erhalten.
In das Feld “CC” carbon copy (Durchschlag) werden die Empfänger eingetragen, die die E-Mail nur zur Information erhalten, aber keine direkte Aufgabe in diesem Vorgang haben.
Das Feld “BCC” blind carbon copy (Blindkopie) ist vor allem dann einzusetzen, wenn Sie Gruppen-E-Mails versenden und nicht jeder die Adressen der anderen Empfänger sehen soll.

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