E- Mail-Knigge: Die fünf wichtigsten Regeln

Ulrich Grannemann – E-Mail – ein Medium, das aus der heutigen Kommunikationswelt nicht mehr weg zu denken ist. Umso wichtiger ist es, die fünf wichtigsten Regeln zu beachten.
 
 
 

E
Wer ist der Empfänger? CC´s nur nach Vereinbarung.
 
Nur in einer Einwegkommunikation sind mehrere Empfänger problemlos. Erwarten Sie eine Reaktion kann die Regel „Toll ein anderer macht’s“ zuschlagen. Das wirkliche Problem sind die cc´s. Sind Sie sicher, dass der/die „cc“ mit in den Dialog hineingezogen werden möchte? Weiß er, was er damit soll?
M
Eine Mail = eine Message!
 
Der Betreff kreist das Thema ein und vereinfacht die Einordnung. Der erste Punkt löst somit auch häufig einen Arbeitsvorgang aus. Dann gehen Zweit- und Drittpunkte schnell unter. Auch eine eindeutige Ablage wird unmöglich.
A
Was ist der Auftrag oder die Absicht?
 
Was soll mit dem Inhalt passieren? Zu oft fehlt die Handlungsanweisung in Mails. Dient der Inhalt der Information, der Kenntnisnahme, der Ablage oder soll ein Veto, ein Plazet, ein Tipp oder Rat gegeben werden?
I
Bleiben Sie integer!
 
Seien Sie integer (aufrichtig, einwandfrei) in Ihrer Mail: Konfliktäre Inhalte nie per Mail. Es ist feige, aus der Deckung des sicheren Mail-Accounts zu „schießen“. Und checken Sie Ihre Mail auf so genannte, völlig überflüssige Kommunikationsgifte wie „endlich“, „wenigstens“, „eigentlich“, „überhaupt“ u.v.m. (vgl. Kommunikations-Knigge)
L
Letzte Zeilen
 
Höflichkeitsformen, Signatur und Vertraulichkeitshinweise. Signaturen sind unstrittig. Bei den Höflichkeitsformen gehen die Meinungen auseinander. Die einen übertragen die strengen Briefregeln auf die E-Mail. Der akzeptierte Internet-Code ist allerdings viel freier. Lockerheit ist aber nicht Unhöflichkeit.

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