Fünf Regeln für die Vorbereitung von erfolgreichen Präsentationen

Ulrich GrannemannFast alle wichtigen Entscheidungen werden durch Präsentationen vor Gruppen vorbereitet. Ein typisches Format sind 2 bis 4 Präsentatoren und 4 bis 10 Zuhörer und Entscheider. Wir haben Führungskräfte befragt, die viel und erfolgreich präsentieren und fünf Regeln für die Vorbereitung von erfolgreichen Präsentationen zusammengetragen.


Regel 1: Mit den Partnern nicht nur über Inhalte reden

In den Vorbereitungsrunden konzentrieren sich alle Beteiligten gerne auf die Folien, auf deren Struktur und auf die Inhalte der Präsentation. Dabei geraten wichtige Fragen der Metaebene häufig in Vergessenheit oder in den Hintergrund. Solche Fragen sind zum Beispiel: Worauf müssen wir aufpassen? Was darf uns nicht passieren? Was werden oder könnten die Knackpunkte sein? Wer hat welche Parts? Welche Regeln sollten wir uns geben? Welche Wünsche und Erwartungen hat der eine oder andere? Was brauchen wir, um in einem guten Zustand zu sein? Gibt es Lücken? Sind wir authentisch? Passt Rolle und Auftrag zu unserem Selbstbild und unseren Kompetenzen? Wissen wir, was wir können? Wir sind, wer wir sind und stellen dar, was wir können und für richtig halten. Dies sollte sich auch in der Präsentation widerspiegeln.

Regel 2: Machen Sie sich den Raum Untertan

Es hört sich zunächst banal an, aber es sind im Vorfeld unerwünschte Energiefresser. Die Technik, die Folien, die Hardware, die Anreise, der Parkplatz, sollten einfach kein Thema mehr sein. Und versuchen Sie möglichst früh ihre „Bühne“ einzunehmen. Welchen Raum können Sie nutzen? Wo wollen Sie stehen, wenn sie präsentieren? Wo wollen Sie stehen oder sitzen, wenn Sie Fragen an die Teilnehmer stellen wollen? Wo wollen Sie sein, wenn sie Einwänden entgegnen? Wer im vorne im Präsentationsraum körperlich nicht beweglich ist, wird es auch geistig nicht sein. Machen Sie sich mit ihrer Bühne und mit Ihrem Aktionsspielraum vertraut.

Regel 3: Suchen Sie den Kontakt

Es ist immer wieder erstaunlich, wie viele Präsentatoren sich um Computertechnik oder andere Dinge kümmern, anstatt die Gelegenheit zu nutzen, in den 5 bis 15 Minuten vor der Veranstaltung mit den ankommenden Teilnehmern einen guten intensiven Kontakt aufzunehmen. Nichts ist wichtiger als die Menschen. Nehmen Sie sich Zeit, suchen Sie den Augenkontakt und richten Sie alle ihre Aufmerksamkeit auf die Menschen. Bei spontaner Sympathie schaffen Sie so positive Sicherheitsanker im Kreis der Teilnehmer für die Zeit während der Präsentationen. Ist der erste Kontakt schwierig, könnte das ein Hinweis auf besondere Aufmerksamkeitsbedürfnisse oder vielleicht kritische Grundeinstellungen sein. Auf jeden Fall erhalten wir wichtige Informationen, Bindungen und nehmen Gespür für die Wellenlänge auf.

Regel 4: Legen Sie viel Wert auf die Rahmensetzung der Präsentation

Auch wenn es in der Einladung steht, auch wenn alle glauben es wäre klar, worum es geht, verzichten Sie nicht auf eine Wiederholung des Themas und damit einer deutlicher Programmierung für Ihre Präsentation. „Wir sind heute hier um Ihnen Informationen zum Projekt …zu geben, damit Sie eine möglichst gute Grundlage für Ihre Entscheidungen finden.“ „Wir möchten Ihnen zeigen, wie…“. „Unsere Aufgabe heute… „.

Mit dem Rahmen geben Sie nicht nur sich selbst und Ihren Präsentationspartnern Orientierung, sondern natürlich auch allen Zuhörern. Wir fokussieren damit die Aufmerksamkeit auf bestimmte Fragen und Inhalte. Wir öffnen die Fenster, durch die Teilnehmer auf das schauen, was wir dann präsentieren und zeigen.


Regel 5: Die Klammerregel oder wer hält den Redestab in der Hand?

Viele Präsentationen bleiben weit unter den Möglichkeiten, weil das Zusammenspiel, die Übergaben und Rückgaben der Präsentationsteams nicht glatt laufen. Reibungen und Konflikte geben kein gutes Bild ab. Dazu sind die Fragen aus Regel 1 sehr wichtig, aber auch eine einfache Übergaberegel: jeder, der das Wort durch einen Blick oder eine Geste von jemandem bekommt, muss es auch an denjenigen wieder zurückgeben. Möchte ich nur eine Ergänzung, eine Bemerkung oder ein weiteres Argument hinzufügen, muss ich das Wort direkt wieder zurückgeben. Ist mein Part größer, gebe ich meinerseits meinen „Redestab“ an den Partner oder die Teilnehmer teilweise ab und hole ihn wieder zurück, um den Kreis wieder schließen zu können. Ganz am Ende geht der Stab an denjenigen zurück, der das Meeting eröffnet hat. So kommt es zu einer Verschachtelung von "Klammern". Dieses Vorgehen transportiert eine gewisse Grundstabilität und Ordnung und natürlich jedes Mal ein Zeichen von Respekt vor dem Anderen. Stehlen wir uns nicht das Wort. Wir bekommen es geliehen und geben es zurück.

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