Die besten Meeting-Regeln auf einen Blick

Ulrich Grannemann, 2018 ©

 

Wir kommen nicht drumherum. Ganz ohne Meeting geht es nicht. Umso wichtiger ist es, Meetings erfolgreich zu machen, so dass wir sie nicht als reine Zeitverschwendung erleben.

Die folgenden sieben Regeln haben sich als Erfolgsfaktoren bewährt:

 

1. Pflege das Meeting-System

Es sind die richtigen Gewohnheiten, die erfolgreich machen. Egal welches System gewählt wird, wichtig ist die Kontinuität.

 

2. Differenziere verschiedene Typen von Meetings

Meetings können völlig unterschiedliche Zielsetzungen haben. Diese sollte man sich bewusst machen und ihnen jeweils eine unverwechselbare Prägung geben.

 

  • Typus A: Information-Meeting

Struktur: Jeder Teilnehmer hat 2 bis 3 Minuten Zeit zu berichten, was war und was kommt.

Die Gesamtlänge sollte zwischen 15-20 Minuten liegen. Sehr gut geeignet für regelmäßige telefonische Meetings.

 

  • Typus B: Planungs-, Abstimmungs-, Organisations-Meeting

Struktur: Die Meeting-Punkte sollten nicht zufällig zustande kommen, sondern zu Beginn festgelegt werden. Dabei kann man sich an 6 bis 10 Aufgabengruppen orientieren (vgl. Aufgabeninventur), Dauer circa 1,5 bis 2 Stunden.

 

  • Typus C: Design von Lösungen, Kreativität, Improvement

Struktur: Nur nach passenden Moderationsplänen vorgehen (z.B. Kurzszenarion), Dauer: kann von 1 bis 2 Stunden bis zu mehreren (2) Tagen dauern.

 

  • Typus D: Verbesserung der Kooperation in Teams, Teamworkshops/Teamentwicklung

Struktur: Ziele festlegen, unter Umständen einen (externen) Moderator einbeziehen, Dauer: kann von 1 bis 2 Stunden bis zu mehreren (2) Tagen dauern.

 

3. Moderator besser nicht wechseln

Nach langjährigen Erfahrungen und vielem Experimentieren kommt man zu der simplen Erkenntnis: besser nicht den Moderator (innerhalb des Meetings) wechseln

 

4. Moderator unterbricht, wenn ein Thema nicht alle angeht

Themen, die nicht für alle Meeting-Teilnehmer von Interesse sind werden nach kurzer Absprache der Interessierten in andere kleinere/kürzere Termine verschoben.

 

5. Moderator unterbricht, wenn jemand länger als 2 Minuten spricht (nur Faustregel)

Dabei wird auch der Moderator selbst, zum Beispiel von seinem Stellvertreter, unterbrochen, wenn er diese Regel nicht einhält.

 

6. Moderator unterbricht, wenn der Ton gereizt wird

Währet den Anfängen. Bevor die Teilnehmer anfangen sich zu unterbrechen, ins Wort zu fallen und sich sogenannte Kommunikationsgifte ausbreiten, sollte der Moderator eingreifen.

 

7. Meeting-Struktur und Meeting-Regeln regelmäßig in Frage stellen

Auch für Meetings gilt die oberste Regel der Evolution: Das Bessere ist der Feind des Guten.

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