Gesprächs- Checkliste für kleine Projekte
Im Unterschied zu den Aufträgen trägt der Projektinhaber nicht nur Umsetzungsverantwortung, sondern auch die Verantwortung für den weiteren Fortschritt und die Kommunikations-, Informations- und Entscheidungsregeln des Projektes. Auch bei Störungen/unvorhergesehenen Zwischenfällen/Stockungen fällt die Verantwortung für den weiteren Fortschritt nicht an die Führungskraft zurück.
- Umfang/ Zeit: ca. 0,5 bis 5 Arbeitstage
- Anzahl involvierte Personen: ca. 2 bis 5 Personen
Der Übergang vom Auftragserfüller zum Projektinhaber kennzeichnet den Übergang vom Reifegrad 2 zum Reifgrad 3 der situativen Führung mit seinen 4 Führungsstilen.
Hier müssen VG und MA lernen, dass es neben der Chefrolle ?Entscheider? den ?Ratgeber? gibt.
Beispiel:
1. Der Mitarbeiter (MA) ruft den Vorgesetzten (VG) an und will einen Rat. Der Chef glaubt aber, dass Entscheidungen von ihm erwartet werden und gibt eine Entscheidung zurück. Der MA verkleinert seine Selbständigkeit und fragt noch früher nach, was den Chef weiter nervt und dieser daraufhin über die Unterverantwortlichkeit der MA klagt.
2. Der Chef will einen Rat geben, der MA nimmt es als Entscheidung auf und setzt diese um. Erwartungsabweichungen werden beantwortet mit: ?Aber Sie haben doch gesagt…?
Gerade in der Anfangsphase von VG-MA-Beziehungen empfiehlt sich eine deutliche Markierung, ob eine Aussage als Entscheidung, Rat, Idee/Möglichkeit, Veto, Info oder Beitrag zur Konsensfindung gemeint ist – die unsichtbare Form der kommunizierten Inhalte.
Gesprächs-Checkliste für kleine Projekte
| Frage | Bemerkung | Notizen, Stichworte |
| Titel/ Bezeichnung des (Teil-) Porjektes | Geschätzte Zeit: Arbeitstage Zeitpunkt der Fertigstellung spätestens |
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| Das Wozu!
Wozu ist das Projekt gut? |
Werte, Energie, Bedeutung, Motivation, Einordnung in das Gesamtbild, Hintergründe, Vorgeschichte | |
Abschluss/ Präsentation des (Teil-) Projektes
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Eine Möglichkeit den Unterschied Handlungs-bzw. Projektverantwortung deutlich zu machen ist die Delegation der Verantwortung für das Präsentationsmeeting (Einladung, Präsentation, Moderation, Vereinbarung der nächsten Schritte). Macht die Bedeutung klar, gibt Bühne und Belohnung. |
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| Zielerkennungsphänomene
Woran genau kann ich erkennen, dass das Ziel erreicht wurde? |
Kriterien der Zielerkennungsphänomene: sinnesspezifisch (macht das Ziel „Bilder“), konkret, genau, erreichbar, beeinflussbar, initiierbar? Ähnlich wie Projekt… Unterschiede zum Projekt… Wo liegen die Missverständnismöglichkeiten? |
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| Schwachstellenanalyse
Was könnte schief gehen? |
Wenn X schief gehen könnte? Was kann man dann tun?Plan B? Vorsorgemaßnahmen? |
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| Metaregeln des Projektes
Grobentwurf der Kommunikations- Informations- und Entscheidungsregeln. Muss jemand informiert werden? Sind Dritte mit ihren Arbeitszeiten betroffen? Die gedankliche Simulation von einigen kritischen Fällen kann die gröbsten Zuständigkeits-/ Metaregelfehler vermeiden helfen. |
Angenommen… was wäre dann zu tun? In welchen Fällen sollte
werden? |
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| Alles klar? | Dann los mit Spaß und Erfolg! |