Führungskräfte brauchen Steuerungstools, um die Kontrolle und die Übersicht nicht zu verlieren.
Nur wenn man eine gute Abbildung, also eine gute Landkarte seines Bereiches hat, kann man sich orientieren, Aufgaben nachhalten und Entscheidungen treffen. Die Übersicht versucht alle Aufgaben/^Projekte und deren Verantwortung auf einen Blick und auf einer Seite zu erfassen.
In den Zellen ist ein fiktives Beispiel eines Controlling-Abteilungsleiters dargestellt.
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Anfragen Sonderaufgaben |
30. Woche |
31 |
32 |
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Alle Aufgaben, die nicht in die anderen Kategorien passen. Sortierbar z.B. nach Woche oder Monat des geplanten Abschlusses. Diese Aufgaben kosten u.U. nicht viel Arbeit, aber viel Koordinationszeit und Unterbrechungen. |
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Literaturempfehlung |
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Vortrag für IHK |
Zeugnis für den Mitarbeiter A |
Hilfe nachfragen Nachbarbereich |
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Unterstützung Neuorganisation |
Auftritt Intranet |
Softwaremodul |
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Projekte dienen der Verbesserung der Kernprozesse und/oder haben eine strategische Bedeutung für den Bereich: Aufteilbar in 3 bis 5 Meilensteine. |
Infoklärung |
Entwurf |
Kontakt Einkauf |
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Briefing |
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Rohfassung |
Entscheidung |
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Freigabe |
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Monatsberichte |
Quartalsberichte |
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Die Aufgaben des Kernauftrages. Hauptkunden, Hauptleistungen und Hauptaufgaben. |
Vorbereitung |
Vorbereitung |
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Vorbesprechung |
Vorbesprechung |
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Kontrolle |
Kontrolle |
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Freigabe |
Freigabe |
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Basis- und Routineaufgaben |
Kommunikation |
Organisation |
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Häufig übersehene Aufgaben, da sie nicht auffallen, wenn sie funktionieren. Sind häufig Querfunktionen, die in alle drei oben genannte Bereiche hineinspielen. |
Telefon |
Ablage |
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Mitarbeiter:
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Sind alle Aufgaben erfasst, ist es das Ziel, möglichst viele der Zellen in die Verantwortung der Mitarbeiter gegeben zu haben. |
Selbst |
Mitarbeiter A |
Mitarbeiter B |
Es gilt weiße Zellen (selbst erledigen) und Zellen mit mehreren Farben(ungeklärte Verantwortung) zu vermeiden.