Meetings – Grundsätze für einen guten Start

Führungskräfte verbringen bis zu 80 % ihrer Arbeitszeit in Meetings. Meetings stellen zudem eine wichtige Bühne im Unternehmen dar und haben damit einen erheblichen Einfluß über Ihr Image im Unternehmen.

Konferenzen sind zumeist der erste Termin des Tages. Damit alle Beteiligten diese gemeinsamen Arbeitstreffen zu schätzen wissen, sind einige Grundsätze zu beachten:

Meeting-Regeln

1. Warten auf den Gastgeber

Ein höflicher Gast setzt sich nicht und bedient sich auch nicht an den Getränken, nachdem er von der Sekretärin zu seinem Platz geführt und dazu aufgefordert wurde. Er wartet im Stehen, um den Gastgeber aufAugenhöhe zu begrüßen.

2. Essen und Trinken

Stilvoll ist es, sich nicht an Getränken und Häppchen zu bedienen,bevor sie vom Gastgeber dazu aufgefordert werden und vor allem: sich nicht an diesen satt zu essen. Besser ist es, vor langen Meetings ausgiebig zu frühstücken und: der letzte Keks bleibt liegen.

3. Pünktlichkeit

Unpünktlichkeit ist in deutschen Unternehmen eine Untugend, die es grundsätzlich zu vermeiden gilt. Sollte es doch einmal vorkommen, so ist anstelle einer Begründung oder Geschichte für die Verspätung ein kurzes „Entschuldigung“ die beste Methode, um beim Betreten des Raumesnicht die volle Aufmerksamkeit auf sich zu lenken. Außerdem sollte dieVerspätung rechtzeitig per Handy angekündigt werden.

4. Die Handyfrage

In welchen Fällen darf ich mein Handy anlassen? Ein Handy auf dem Tisch signalisiert immer, dass die Meeting-Kollegen zweitrangig sind. Deshalb sollte das Handy wenn möglich immer ausgeschaltet sein. Einen wichtigen persönlichen Anruf sollte man vorher ankündigen, das Telefon auf lautlos schalten und umgehend den Raum verlassen.

5. Anfangen oder Warten?

Beim internen Meetings sollten die Konferenzpartner anfangen, obwohl die Runde noch nicht vollständig ist – am besten mit dem wichtigsten Thema. Dies führt dazu, dass es für dieselben, die immer zu spät kommen, mit der Zeit entsprechend unangenehm wird. Eine andere „Erziehungsmethode“ für die allzeit Verspäteten: Einführung von Geldstrafen.

6. Kaffeeklatsch

Nicht zu empfehlen ist des weiteren, mit einem Kaffee oder Brötchen in der Hand das Meeting zu betreten, um somit eine „Kaffeeklatsch-Assoziation“ herzustellen.

II. Meeting-Sitzordnung

Diese ist niemals zufällig, sie hängt von der Rangordnung im Unternehmen ab und verraten folgendes:

Der Chefplatz: Meistens am Kopfende gegenüber der Tür, um das gesamte Geschehen im Blick zu haben.

Die Eckplätze: Diese sind den Analytikern und Fachpersonen vorbehalten. Und: den Zuspätkommern, die dort sitzen, weil keiner anderer Platz mehr frei ist.

Die Kritiker-Position: Dem Chef sitzt die Gegenpartei genau gegenüber, um Wortgefechte Auge in Auge auszutragen.

Der Tür-Platz: Dieser Platz ist insofern ungünstig, als dass der entsprechende Teilnehmer hier zum Laufburschen wird, ein direkter Blick auf die Tür ist ebenso nicht möglich.

Leadion