Was heißt delegieren?
Übertragen von Aufgaben und Kompetenzen (unmittelbar zwischen Führungskraft und Mitarbeiter)
Warum delegieren?
- Entlastung der Führungskraft von Routine- und Detailaufgaben
- Ausschöpfen der Fachkenntnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter
- Motivation der Mitarbeiter
- Förderung und Entwicklung der Leistungsfähigkeit, Selbständigkeit und Initiative der Mitarbeiter.
Was delegieren?
- Routinearbeiten
- Spezialistentätigkeiten
- echte Detailfragen
- Aufgaben zur Förderung des Mitarbeiters
Nicht delegierbar sind
- echte Führungsfunktionen
- Aufgaben von größerer Tragweite (A-Aufgaben)
- Außergewöhnliche Sonderfälle
- etc.
An wen delegieren?
- grundsätzlich nur an die direkt unterstellten Mitarbeiter
- nicht nur an die fähigsten (beschäftigtsten) Mitarbeiter, sondern auch an jene,- die über freie Arbeitszeit verfügen
– die mehr Erfahrungen brauchen
– deren Fähigkeiten geprüft werden sollten.
Kriterien für positive Delegation
Delegation entspricht den Fähigkeiten der Mitarbeiter
- Möglichst dauerhafte Delegation gleichartiger Aufgaben an bestimmte Mitarbeiter
- Delegation vollständiger Aufgaben und nicht nur von isolierten Teilaufgaben
- Möglichst umfassende Instruktion und Information der Stelleninhaber, an die die Aufgaben delegiert werden
- Klare Zuteilung und Abgrenzung nicht nur von Aufgaben, sondern auch der entsprechenden Kompetenzen.
Regeln für eine mündliche Auftragserteilung
- Geben Sie den Auftrag direkt an den verantwortlichen Mitarbeiter
- Geben Sie klare Erledigungstermine an (es gibt kein dringend, eilig, schnell, sofort, etc.) – setzen Sie Zwischentermine
- Überwachen Sie die fristgemäße Erledigung mit Hilfe einer Delegationsliste oder Erledigungskartei
- Erläutern Sie präzise den Inhalt des Auftrags und stellen Sie fest, ob der Auftrag genau verstanden wurde
- Erklären Sie den Sinn des Auftrags (Zielsetzung, Motivation)
- Bestehen Sie darauf, dass Aufträge vollständig ausgeführt werden. Geben Sie eine fehlerhafte bzw. unvollkommen geleistete Arbeit an den Mitarbeiter zurück, anstatt sie selbst zu erledigen (dies nur in Ausnahmefällen)
- Weisen Sie strikt alle Versuche zur Rückdelegation zurück.