Wenn Führungskräfte hektisch zwischen zahlreichen Terminen hin und her fahren, schnell noch ein Meeting mit dem Vorstand einschieben, um dann unter Zeitdruck Projektpläne zu verfassen, dann steigt der Stresspegel – vor allem auch bei den engsten Mitarbeitern.
Mitarbeiter übernehmen Führungsaufgaben
Die Aufgabe von persönlichen Referenten, Assistenten und Office Managern ist es, ihren Chef zu unterstützen. Doch ist der besonders im Stress, können sich auch seine Mitarbeiter dem Termin- und Aufgabenterror nicht mehr entziehen. Fast die Hälfte arbeitet dann ebenfalls länger und übernimmt sogar Aufgaben aus dem Verantwortungsbereich des Vorgesetzten, so eine europaweite Studie des Personaldienstleisters OfficeTeam Interim.
Fazit: Nicht nur die Stimmung im Chef-Büro sinkt, auch die Freizeit der so genannten Office-Fachkräfte wird weniger, wenn Führungskräfte überlastet sind. Überstunden sind für 44 Prozent dann an der Tagesordnung. 17 Prozent der Befragten opfern sogar das Wochenende, um den Vorgesetzten zu entlasten. Und: 15 Prozent halten es sogar für selbstverständlich, während solcher Phasen mit besonders hoher Arbeitsbelastung auf Urlaub zu verzichten, so die Untersuchung.
Mehr Verantwortung
Tätigkeiten, die ursprünglich nicht zu ihrem Aufgabenbereich gehörten, erledigen die Office-Fachkräfte gleich mit: kleinere Projekte koordinieren, Trainings für Kollegen durchführen, PC, Telefon und Drucker für neue Mitarbeiter organisieren und einrichten.
Führungskräfte im europäischen Ausland trauen sich dagegen offenbar nicht, so viel Verantwortung abzugeben wie Manager in Deutschland. Hierzulande machen Führungskräfte ihre Assistenten häufig zum Co-Manager. "Im europäischen Vergleich vertrauen deutsche Manager ihren Personal Assistants am stärksten, was ihre Tätigkeit sehr spannend und abwechslungsreich macht", so Karl-Joachim Brand, Business Director bei OfficeTeam Interim. "Wird die Aufgabenlast jedoch zu groß, kann dies die Motivation beeinträchtigen."
In Stressphasen besser reden
Führungskräfte sollten also trotz der eigenen Belastung gut im Blick haben, wie viel sie ihren Office-Mitarbeitern aufbürden. Diese wiederum sollten bei steigendem Stress das Gespräch mit ihrem Chef suchen und Lösungen anbieten, raten die Fachleute des Personaldienstleisters OfficeTeam Interim.
Denn die Studie zeigt auch: Zufrieden sind die wenigsten. Mehr als die Hälfte (52 Prozent) der Office-Fachkräfte finden, dass sie nicht angemessen entlohnt werden. Und immerhin 41 Prozent gibt zu, einen Jobwechsel anzustreben, wenn der Zustand länger anhalten sollte.
Um der Stressfalle (zumindest teilweise) zu entgehen, raten die Experten: Stressverursacher identifizieren, Gegenmaßnahmen entwickeln, Zeitplan umstrukturieren, Prioritäten überprüfen, Projekte delegieren. Wichtig dabei: Auch mal die eine oder andere neue, aber unkritische Aufgabe abzulehnen. Gut begründet kann dies auch der gestressteste Chef nicht übel nehmen. Und die Pausen nicht vergessen, raten Personal Coachs unisono. Sonst fange sich der Co-Manager parallel zum Chef auch die üblichen Managerkrankheiten ein: Bluthochdruck, Magenprobleme, Tinnitus, Burn-out-Syndrom.
Für die Studie "OfficeTeam Survey" wurden 1445 Office-Fachkräfte und Personal Assistants aus kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen in fünf Ländern (Belgien, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Tschechische Republik) zu Entwicklungen und Karrieretrends bei Assistenten und im Sekretariat befragt.