Vier Seiten der Delegation

Neon Polygon BackgroundDie Rolle der Delegation: Kernelement der Führung ist die Delegation von Aufgaben, Aufträgen und Arbeitspaketen (bis max. ca. 40 Arbeitsstunden), neben der Steuerung der Mitarbeiter durch Kennzahlen und der Übergabe von Routineaufgaben oder Projekten.

Das Grundmuster eines Delegationspaketes lässt sich in vier Teile aufgliedern:

  1. die eigentliche Zielbeschreibung/-vereinbarung (Content/Inhalt)
  2. der Hintergrund, der Sinn und Zweck der Aufgabe (Context/Umfeldinformationen)
  3. die Ressourcen und den Zielzeitpunkt (Budget)
  4. die Regeln zur Information, Kommunikation und Entscheidung (Rules/Regeln).

 

1. Content / Inhalt

Kernfrage: Woran genau werde ich erkennen, dass ich das Ziel erreicht habe?

Zielerkennungsphänomene: Möglichst konkrete, eindeutige Beschreibung des Arbeitsergebnisses. Die mögliche Größe des Arbeitspaketes hängt vom Reifegrad/ von der Erfahrung des Mitarbeiters ab.
Beispiel:
“Können Sie mir bitte eine Präsentation von max. 4 Seiten zum Stand des Projektes X vorbereiten. Max. ein Satz in x-Punkt-Schrift und eine Grafik mit max. 6 Säulen bzw. 2 Kurven.”

 

2. Context/Umfeldinformation

Kernfrage: Warum soll das Ergebnis so und so aussehen? Hintergründe, Sinn und Zweck der Aufgabe.

Stellung in der Wertschöpfungskette: Wer sind die Empfänger der Leistung? Woran machen diese die Qualität der Leistung fest? Aus der Beschreibung der Wirkungen der Leistung auf Kunden/ Kooperationspartner erschließt sich häufig der Grad der Priorität. Der Mitarbeiter lernt abzuschätzen welche Wirkungen Differenzen auf die Qualität und den Termin haben.
Der Umfang des Contextes hängt vom Reifegrad des Mitarbeiters ab.
Beispiel:

“Der Vorstand A hat einen Termin beim Kunden B. Er vermutet Rückfragen und möchte gut vorbereitet sein, da er schon Einwände und Nachfragen zum Teilprojekt C erwartet. Der Kunde liebt es kurz und einfach.”

 

3. Budget

Kernfrage: Welcher Einsatz von Arbeitszeit und Ressourcen bis wann?

Auch wenn fast nie genau vorhergesagt werden kann, wie viel Zeit verbraucht wird, ist es fahrlässig keine erste grobe Schätzung und Prognose abzugeben. Sie kann später (durchaus auch erheblich) vom realen Aufwand abweichen.
Beispiel:

“Die Präsentation muss spätestens bis Freitag 15.00h bei Vorstand A liegen, da er sie mit ins Wochenende nehmen muss. Sie können auf die Vorlagen des Kollegen E. zurückgreifen.”

“Ich vermute Sie werden ca. 3 Stunden brauchen? Grobe Schätzung.”

 

4. Rules/Regeln

Kernfrage: Was könnte schief gehen? Und was können wir dann tun?

Dieser Teil der Delegation ist der Teil, der am häufigsten unterschätzt wird. Welche Informations- Kommunikations- und Entscheidungsregeln sollen gelten? Wer entscheidet, wer hat Veto-Rechte, Konsultations- und Informationspflichten? Auch Korrekturen/Veränderungen verlieren ihren unangenehmen Kontrollcharakter wenn sie vorher vereinbart sind.
Beispiel:

“Rufen Sie mich an, wenn Sie merken, dass Sie mit 5 Stunden nicht hinkommen oder wenn Sie die notwendigen Daten von der Abt. D nicht bekommen.”

“Lassen Sie für uns am Do. 9.00 h einen Korrektur-/Optimierungstermin vereinbaren, an dem wir an den letzten 20 Prozent ?feilen? können. Nach den Verbesserungen geben Sie die Präsentation persönlich direkt an das Vorstandssekretariat.”

 

 

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