Obwohl weniger als 10% der Arbeitszeit(siehe Abbildung) bei einem Top-Manager an einem durchschnittlichen Arbeitstag auf die Medienkommunikation, wie Voice Mail, E-Mail, Fax-Mail oder Videokonferenz entfällt, haben diese Medien einen großen Einfluss auf die Arbeitssituation.
Der Medieneinsatz im Management verändert die Aktivitätsstruktur, die Arbeitssituation, sowie das Kooperationsmuster von Führungskräften. Durch diese neuen Medienkommunikationsmöglichkeiten eröffnen sich Möglichkeiten räumlicher und zeitlicher Unabhängigkeit, auch für eine gemeinschaftliche Aufgabenbewältigung.
Welche Merkmale prägen die Managementkommunikation?
In der geschäftlichen Kommunikation steht der Beziehungsaspekt zwischen Kommunikationspartnern gleichgewichtig neben dem Inhaltsaspekt. Diese macht auch direkt die Grenzen technisch gestützter Kommunikation deutlich.
Welche Kommunikationsanforderungen stellt die Aufgabe?
Wenn bekannt ist, welche Funktion die Kommunikation für die Aufgabenerfüllung übernimmt, kann die Frage beantwortet werden, welche Kommunikationsform am besten geeignet ist, um die jeweiligen Aufgaben zu erfüllen. Die Organisationsforschung hebt folgende Aufgabenmerkmale besonders hervor:
- Strukturiertheit der Aufgaben: Ausmaß, in dem eine Problemstellung in exakte, einander eindeutig zuordbare Lösungsschritte zerlegt werden kann. In jedem Bereich arbeitsteiligen Leistungserstellung wechseln Individual- und Routineaufgaben einander ab. Bei Routineaufgaben sind somit notwendige Informationen und Kommunikationsprozesse exakt planbar und programmierbar, wodurch keine enge Face-to-face Kommunikation stattfinden muss.
- Die Planbarkeit des Informationsbedarfs: Mintzberg hat belegt, dass ein Großteil der kommunikativen Tätigkeiten von Führungskräften auf Ad-hoc-Aktivitäten entfällt. Mit der Unterscheidung dieser Tätigkeiten von geplanten Aufgaben geht auch die Planbarkeit des Informationsbedarfs einher. Also je mehr Ad-hoc-Aufgaben anfallen, desto enger und öfter muss ein Austausch stattfinden.
- Kooperationsbeziehung: Gerade Manager sind in ein Netz von Kooperationsbeziehungen mit wechselseitiger Abhängigkeit eingebunden ( Kollegen, Mitarbeitern, Assistenten oder Sekretariat). Nach dieser Analyse kann festgestellt werden, inwiefern der Kommunikationsprozess durch neue Informations- und Kommunikationstechnologien unterstützt werden kann.
- Die Standardisierbarkeit des Lösungsweges: Wie bei der Strukturiertheit muss zwischen Individual- und Routineaufgaben getrennt werden. Routineaufgaben können nach einem standarisierten Schema oder Programm gelöst werden, wodurch weniger Kommunikation stattfinden muss.
Einflussfaktoren für Auswahl und Einsatz bestimmter Medien
- der persönliche Arbeitsstil und die Kommunikationspräferenz des Einzelnen.
- die Akzeptanz des Mediums im Umfeld der Kommunikationspartner.
- die von den geschäftlichen Kommunikationsaufgaben bestimmten Grundanforderungen (Genauigkeit; Schnelligkeit/ Bequemlichkeit; Vertraulichkeit; Komplexität).
- die objektiven Eigenschaften des Mediums für analoge und digitale Kommunikationsinhalte; es gibt an Ausdrucksmöglichkeiten reiche (Face-to-face) und arme (Briefpost) Kommunikationsfähigkeiten, wobei ?reiche? nicht immer besser sind als ?arme?. Kommunikation über ?reiche? Medien ist umso effektiver, je komplexer und über ?arme?, je strukturierter die Aufgaben sind.
Wirkung des Medieneinsatzes in der Managementkommunikation
Wie Studien ergaben, spielt heute, wie vor 30 Jahren, die Face-to-face Kommunikation eine beträchtliche Rolle (mehr als 6 Stunden) und ist nur im geringen Ausmaß von den neu verfügbaren Medien substituiert worden.
Allerdings hatten die untersuchten Manager im Vergleich eine doppelte Aktivitätsniveau zu absolvieren, bei nahezu identischer Arbeitszeit.
Bei gleich bleibendem zeitlichen Niveau dieser Kommunikation, konzentriert sich ein hohes Maß zusätzlicher Arbeits- und Kommunikationsaktivitäten auf die Wege der Telekommunikation. Dies bedeutet: es fanden Substitutionen vor allem der herkömmlichen Briefkommunikation durch den neuen Medieneinsatz statt.
Neue Kommunikationsmöglichkeiten als Problemlöser und -verstärker