Wie viel Prozent der Arbeitszeit sollte Führung sein?
Zitat einer Führungskraft:
„Führen tue ich, wenn ich mal Zeit habe. Und Zeit habe ich eigentlich nie, denn ich bin so wichtig. Deshalb bin ich ja auch Führungskraft geworden.“
Bei dem Zitat drängt sich die Frage auf: leidet die Führungskraft unter einem schlecht funktionierenden Zeitmanagement oder versteht sie nicht, was von der Arbeitszeit unter die Kategorie „Führung“ fällt?
Was ist überhaupt „Führungszeit“ und wie verteilt sich diese gegebenenfalls?
Die Antwort darauf zu finden, was „Führungszeit“ eigentlich ist, ist nicht leicht: Es kommt darauf an!
Eine Ursache, dass es so gut wie keine umfassende Erklärung gibt, ist die Schwierigkeit, Führungshandeln von der restlichen Arbeitszeit zu trennen. Denn: Was fällt unter die Kategorie Führung? Ist jedes Gespräch mit einem Mitarbeiter schon Führung? Ist ein Gespräch mit dem Kunden oder dem eigenen Chef automatisch keine Führung? Mit dieser Art der Fragestellung kommt man nicht weiter.
Eine andere Einteilung kann helfen: Die Einteilung der Arbeitszeit in Führungstätigkeiten, Mischbereich und Sachbearbeitung.
Basiskalender einer Führungskraft
Der Sachbearbeiterbereich
Strittige Fälle auf der Grenzlinie zur Führung wäre z.B. ein Kundenzufriedenheitsgespräch, eine Krisenintervention, die Akquise eines strategischen Kunden oder die Bearbeitung eines strategischen Projektes oder Produktes. Grenzlinie zum Mischbereich wäre ein Gespräch mit einem Mitarbeiter, wie ihn auch ein Kollege führen könnte.
Der Mischbereich
Entscheidend ist die Intention, das Ziel im Rahmen des Gespräches., ob die Tätigkeit zur Führung gehört. Wo liegt der Hauptfokus? Eher eine fachliche Lösung oder eine Stärkung des Rahmens, der Mitarbeiterbeziehung, der Motivation etc.?
Der Führungsbereich
Hier liegen die Kernbereiche der Führung. Es geht fokussiert um die Fähigkeiten, Motivation und Beziehung der Mitarbeiter, um Vertretung des Bereiches nach außen und Entwicklung des Bereiches in die Zukunft. Hier sprechen wir über die Art und Weise von Arbeit. Viele Termine sind mit mir selbst, in denen ich analysiere, neue Führungs-Systeme plane und entwerfe. Weitere Termine sind mit den Mitarbeitern, Chefs, Kunden und Kollegen, in denen es weniger um die Inhalte selbst geht, sondern um die Art und Weise, wie Inhalte bearbeitet werden. Mitarbeiter-Jahresgespräche und Zwischengespräche, auch die mit dem eigenen Chef, Budgetplanungen, Feedback- und Beurteilungsgespräche, Krisen- und Notfallgespräche, Gehalts-, Einstellungs- und Ermahnungsgespräche uvm..
Eigenen Kalender überprüfen
Nehmen Sie einen typischen Monatskalender und machen Sie sich eine Kopie. Haben Sie drei Farben Textmarker zur Hand? Lehnen Sie sich zurück und markieren Sie Ihre Termine mit der jeweils entsprechenden Farben, je nach Hauptfokus des Termins. Jetzt!
Sie bekommen einen ersten Eindruck, ob sie sich die meiste Zeit über eher mit fachlichen oder mit Führungsaufgaben beschäftigen.