Zum Design von Meetings und Besprechungen: Die drei O´s




Ulrich Grannemann – Im Kern sind es drei Dimensionen, die beim Design von Besprechungen zu beachten und zu planen sind. Dreimal O: Objekt, Organ und Output.

 

Eine der wichtigsten Führungsfunktionen:

Steuerung und Moderation der Aufgaben und Projekte

 

Nicht wenige behaupten, dass auf den Meetings nicht nur die meiste Zeit verschwendet wird, sondern auch die meisten Demotivationen, Ärgerpunkte, Konflikte und innerer Kündigungen entstehen. Gleichzeitig entsteht hier die Qualität der Entscheidungen und Lösungen. Trotzdem werden viele Meetings gar nicht oder schlampig vorbereitet.

 

Für das Design sind drei Dimensionen aufeinander abzustimmen.  

 

                                                                                                                                                      

 

Die drei O´s im Einzelnen 

 

Objekt

Organ

Output

 

 

Was genau?

Durch wen genau?

Mit welchen Ergebnis genau?

 

Die Wahl des Objektes ist nur auf den ersten Blick banal. Es ist mehr als die Nennung eines Tagesordnungspunktes. Der Punkt, der genannt wird, kann sich dann als sehr weites Feld erweisen. Was genau vom Projekt soll besprochen werden? Aber vor allem die unterschiedlich interpretierte Flughöhe sorgt immer wieder für Missverständnisse. Die einen erwarten Klärungen im Detail, andere wollen nur die groben Richtungen entscheiden, vorbereiten und besprechen. (siehe Metaprogramme)

 

 

Das Bilden der Organe wird zu recht nicht selten lange diskutiert. Wer gehört dazu, wer nicht? Hier wird unter Umständen mehr über Einfluss entschieden als bei der Stellenbesetzung und Beförderung. Das ist ein Grund, warum Organe der Regelkommunikation dazu neigen zu groß und ineffizient zu werden. So wird Ideenfindung und –bewertung schon ab vier Personen schnell beschwerlich. Entscheiden muss in der Regel ein Einziger, während die Weitergabe von Informationen im Grunde keine Mengenbegrenzung hat.

 

„Meetings sind Mensch-Zeit-Raum-Kombinationen und Prozesse zur Herstellung bestimmter kognitiver Produkte.“ Was soll erreicht werden? Infoaustausch? Ideenfindung mit oder ohne Bewertung, Vorbereitung von Entscheidungen, Zielklärung, Berichte über Zwischenstände, Aufgaben- und Projektcontrolling? Konzeption oder Projektabschluss? Hier liegt die größte Unsauberkeit in der Projektierung von Meetings und Besprechungen.

 

 

 

Aus dem Design dieser drei O´s ergibt sich dann die Einladung zum Meeting oder/und die Rahmensetzung zu Beginn der jeweiligen Punkte in den Besprechungen.

 

 

 

Ein paar Beispiele:

 

Präsentation/Bewertung

 

Herr C. stellt das Konzept … vor. Dabei stehen die Punkte … und der Zeitpunkt des Starts fest. Weiter geht es um Fragen zur konkreten Umsetzung und zur ersten Übergabe von Teilprojekten und –aufgaben an einzelne Abteilungen. Die Detailfragen werden in Einzelbesprechungen geklärt.

Ziel/Ideen

 

Ich muss eine Entscheidung zu … treffen. Das Ziel ist … . Ich möchte von Ihnen möglichst viele Ideen aufnehmen, um eine möglichst gute Auswahl haben zu können. Ich kann natürlich nicht alle Ideen aufnehmen. Ich möchte, dass wir uns dafür … Minuten Zeit nehmen.

 

Umsetzung/Feedback

 

Heute werden wir die Zwischenstände der einzelnen Projektlinien und den Forecast für unseren nächsten Termin vorstellen.

Finish/Future Pace

 

Wir können heute das Projekt … abschließen. Lass uns das ein wenig „feiern“ und auf das schauen, was wir noch besser machen können.

 

 

Je klarer der Rahmen gesetzt ist, umso weniger müssen Sie Ausreißer, Ablenker, Rechtfertigungen, Vorwürfe etc. wieder einfangen.

 

Chaos macht gereizt und aggressiv

 

Je weniger strukturiert wird, umso spontaner, zufälliger, umso stärker ist der Einfluss der Eigenheiten der einzelnen Persönlichkeiten im Meeting. Je weniger Sie planen und vorbereiten, umso mehr wird Ihr Meeting von Rang, Revier und persönlichen Vorlieben, Denk- und Argumentationsstile geprägt. Die Unsicherheit, ob der eigene Beitrag zum Tragen kommt, macht Teilnehmer aggressiv und gereizt.

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