Ulrich Grannemann – Schnittstellen im Unternehmen: Wie viel Zeit, Geld, Energie und Motivation geht jeden Tag in diesem potenziellen Bermuda-Dreieck verloren?
Häufig entstehen dann heftige Arbeitsstörungen, wenn unklare oder unterschiedliche Erwartungen bezüglich der Entscheidungs- und Informationsregeln (Metaregeln) bestehen.
Was entscheide ich alleine, wann, worüber, in welcher Form und in welchem Rhythmus will der Andere informiert werden, wann soll/will/muss der Schnittstellenpartner mit einbezogen werden?
Jede Interaktion markiert neben dem Inhalt gleichzeitig eine Zuständigkeits- und Reviergrenze. Wird diese verletzt, wird häufig persönlich/emotional reagiert. Nicht erfüllte Erwartungen bringen Ärger, Frust oder Enttäuschung. Jedes neue Delegationspaket (siehe auch: Aufgabe, Verantwortung und Entscheidungskompetenz), mit Schnittstelle zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter und jede neue Aufgabe, die Abstimmung mit anderen Funktionen erfordert, braucht deshalb Regeln.
Die Vereinbarung dieser Metaregeln ist dort besonders wichtig, wo die Komplexität so hoch ist, dass z.B. einfache, einmalige Stellenbeschreibungen nicht ausreichen.
Die Generalfrage lautet: „Wie sollen/wollen wir damit umgehen?“. D.h. in welchem Fach, in welcher Stufe sollte ein bestimmter Geschäftsvorfall liegen? Es geht nicht darum, hier alle Eventualfälle vorzubereiten, i.d.R. genügt es, sich klar zu machen, welche Entscheidungen im Rahmen der Umsetzung dieser Aufgabe wahrscheinlich anfallen werden und an diesen beispielhaft die Entscheidungs- und Informationsregeln zu definieren. Zeitaufwand: nur wenige Minuten. Gewinn für beide: Sicherheit, keine Doppelarbeiten, kein Gedanken lesen notwendig.
Die Schnittstelle im Überblick
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Regel
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Erläuterung
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Beispiele
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Person A
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Alleinentscheidung
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Person entscheidet allein, keine Informationspflichten.
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Einzelheiten aus diesem Bereich interessieren mich nicht. Sie würden mich nur unnötig belasten.
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Entscheidung + Information
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Allein-Entscheidung
mit nachträglicher, zeitnaher
Information (zur Kenntnis).
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Ich erwarte, dass ich informiert werde, möglichst schnell und direkt.
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Rat + Entscheidung
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Konsultation
vor der Entscheidung
(Bitte um Rat, Input, Ideen,
Information); die Entscheidung liegt aber nicht bei mir.
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Ich erwarte, dass ich gefragt werde. „Wenn ich gefragt worden wäre, dann…“
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Veto + Entscheidung
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Konsultation
vor der Entscheidung.
Gibt es einen Einwand?
Gibt es ein Veto?
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Hier habe ich Mitentscheidungsrechte.
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Schnitt-stelle
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Konsens
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Beide sind sich einig.
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Wichtige Fragen: z.B. vertragliche Änderungen?
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Person B
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Veto + Entscheidung
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Konsultation
vor der Entscheidung.
Hast du einen Einwand?
Gibt es ein Veto?
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Die Entscheidung berührt wesentliche Bereiche des Anderen.
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Rat + Entscheidung
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Konsultation
vor der Entscheidung;
(Bitte um Rat, Input, Ideen,
Information) aber: keine Rückdelegation.
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Der Andere besitzt entsprechende Erfahrungen, Fähigkeiten, Wissen.
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Entscheidung + Information
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Allein-Entscheidung
mit Information (zur Kenntnis).
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Wen muss ich alles in Kenntnis setzen?
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Alleinentscheidung
Person B |
Person entscheidet allein, keine Informationspflichten.
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Der eigene Bereich.
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