(1) Projektidee

Projektideen entstehen, wenn
– z.B. in einer Organisationseinheit ein bestehender Ist-Zustand der Kooperation, Kommunikation oder Information als unerwünscht wahrgenommen wird und in einen erwünschten Soll-Zustand überführt werden soll
– aktuelle Probleme unterschiedlicher Art in einer Organisation gelöst werden sollen und/oder
– Entwicklungen der Umgebungsfaktoren der Organisation in der Zukunft antizipiert werden sollen, damit sich die Organisation optimal auf die zukünftige Entwicklungen einstellen kann.

(2) Projektantrag

Diese Projektidee wird von einer oder mehreren Personen aufgegriffen, die ein großes Interesse an einer systematischen und strukturierten Lösung dieser Frage haben. Die Person/Gruppe formuliert einen Projektantrag, in dem zeitliche und inhaltliche Vorstellungen und Grobziele eines möglichen Projekts beschrieben sind.
Der Projektantrag wird einem Projektantragsgremium oder dem Projektmanager präsentiert. Das Projektantragsgremium diskutiert Projektantrag und Projektziele und entscheidet über die Durchführung des Projekts.
Entscheidet sich das Projektantragsgremium bzw. der Projektmanager für die Einleitung des Projekts, dann wird das Gremium "gleichzeitig" zum Projektauftraggeber, mit dem das Projektteam regelmäßig (z.B. bei den Meilensteinen des Projekts) den Fortschritt des Projekts berät.

(3) Installierung der Projektleitung

Der nächste Schritt des Projektauftraggebers besteht darin, eine geeignete und qualifizierte Projektleitung zur Verwirklichung dieses Projektvorhabens zu finden und mit ihr den Projektantrag zu besprechen.

(4) Projektdurchführungsstrategie

Ist eine Projektleitung gefunden, die das Projekt als vielversprechend und erfolgreich durchführbar einschätzt, dann ist die wichtigste Aufgabe für die Projektleitung die Entwicklung einer Projektdurchführungsstrategie. Die Projektdurchführungsstrategie beinhaltet:

(a) Situationsanalysen zur Prüfung der Durchführung des Projekts und der Risiken der Projektzielerreichung

(b) Gestaltung der Projektorganisation (projektbeteiligte Instanzen und Gremien; Auswahl geeigneter, qualifizierter und motivierter Projektmitarbeiter, ggf. Einbeziehung von Betroffenen)

Hinweise zur Zusammensetzung arbeitsfähiger Projektteams (vgl. Schwarz, 1992, S.292):

– Teams so klein wie möglich und so groß wie nötig (Kernteam: max. 10 Personen)
– Teams mit möglichst hohem Problemlösungspotential, Teammitglieder mit hoher Leistungsfähigkeit und -bereitschaft
– Integration von Opponenten und Kritikern des Projekts zur optimalen Berück-
sichtigung möglicher hemmender Faktoren in der Umsetzungsphase

(c) Grobplanung des Projektverlaufs

(d) Auswahl der Projektmethoden und -techniken

Die Auswahl der Projektmitarbeiter wird vor der ersten Sitzung mit den Projektauftraggebern abgestimmt.

(e) Projektplan

Im Projektteam wird nach Vorstudien ein Projektplan erstellt. Der Projektplan ist das zentrale Hilfsmittel zur Steuerung des Projekts, da er alle Ziele, Maßnahmen und Randbedingungen des Projekts dokumentiert. Der Projektplan beinhaltet zum Zeitpunkt der Projektinitiierung:
– Projektziele
– Projektorganisation
– Projektablauf, Meilensteine und Termine
Mit welchen Arbeitschritten können (Teil-) Ziele erreicht werden?
(Hilfsmittel: Checklisten, Balken-, Gannt-, Pert- und Netzplan-Diagramme)
– Projektkosten (erforderliches Personal, zeitliche und materielle Ressourcen)

Später werden Änderungsanträge dokumentiert und der Projektabschlussbericht hinzugefügt.

Bei einem Meilenstein wird über die vorangegangene Phase informiert und darüber entschieden, ob das geplante Sachergebnis einer Phase vollständig vorliegt oder nicht.

– Wenn das Sachergebnis vollständig vorliegt, kann das Projekt in die nächste Phase eintreten.
– Liegt das Sachergebnis nicht vollständig vor, dann wird entweder die vorangegangene Phase überarbeitet, in eine noch frühere Phase zurückgegangen oder das gesamte Projekt abgebrochen.

Meilenstein: Präsentation des Projektplans

Die Projektleitung stellt den Projektauftraggebern den Projektplan vor. Erst wenn die Projektauftraggeber den Projektplan genehmigen, d.h. den oftmals kritischen Punkten Personaleinsatz und Kosten zustimmen, kann das Projekt erst richtig anfangen und das Projektteam seine eigentliche Arbeit – die Lösung des angesprochenen Problems – systematisch und zielorientiert anhand des Projektplans beginnen.