2. Projektdurchführungs- und Realisierungsphase

Zur Suche und Ausarbeitung eines geeigneten Lösungsvorschlags durchläuft das Projektteam folgende fünf Schritte des Problemlösungszyklus mit Hilfe geeigneter Moderationsmethoden.
Auch beim Problemlösungszyklus steht am Ende jedes Schritts ein kleiner Meilenstein: Ist das Ergebnis dieses Schritts hinreichend für den Übergang in den nächsten Schritt? Sind noch mehr Informationen notwendig?
Wenn sich die Projektumfeldbedingungen verändert haben sollten, kann es notwendig werden, erneut eine Ist-Analyse durchzuführen.

(1) Ist-Analyse: Wie sieht das Problem genau aus? Welche Ursachen liegen vor?

Gegebenenfalls ist es sinnvoll, die vom Problem Betroffenen (so sie nicht im Projektteam integriert sind) zu interviewen oder mit ihnen einen Problemanalyse-Workshop durchzuführen. Zur erfolgreichen Durchführung und Verankerung der Projektergebnisse empfiehlt es sich, die Betroffenen von Projektstart an über den Diskussionsstand zu informieren und ggf. in wichtigen Phasen einzubeziehen.

Ergebnis dieses Schritts ist eine umfangreiche Faktensammlung, die in eine detaillierte und strukturierte Problemdefinition mit Ursache-Wirkungsketten eingeflossen ist. Außerdem sind für eine Problemlösung relevante Umfeldfaktoren und Zukunftsaspekte analysiert.

(2) Soll-Konzept, Zielformulierung: Was soll erreicht werden?

Die Grobziele aus dem Projektplan werden nun konkretisiert.

Projektziele und -ergebnisse beziehen sich nicht ausschließlich darauf, technische Systeme einzuführen oder zu verändern (z.B. Einführung oder Veränderung von EDV-Systemen). Die Veränderung eines technischen Systems hat auch immer eine Veränderung des sozialen Systems (des Verhaltens der damit arbeitenden Menschen) zu Folge, deshalb sind nicht nur Sachziele, sondern auch psychologische und politische Ziele zu formulieren.
Auch bei der Zielformulierung ist es sinnvoll, die vom Projektergebnis Betroffenen einzubeziehen.

"Ein Ziel ist ein gedanklich vorweggenommener Soll-Zustand, der in der Zukunft liegt, der real sein soll, dessen Erreichen wünschenswert ist, der bewusst gewählt wird und der nur durch Handlung erreicht werden kann" (vgl. Lidke, 1993, S. 31).

Ziele haben verschiedene Funktionen innerhalb des Projekts:

– orientierende und motivierende Funktion innerhalb des Projektteams
– selektive Funktion bei der Auswahl von Lösungsalternativen – siehe Schritt 4 (Welcher Lösungsalternative entspricht am besten der Zieldefinition?)
– koordinierende Funktion bei der Zerlegung in Teilziele und Vorgehensschritte
– kontrollierende Funktion beim Projektende

Ziele sollten

– positiv ausgedrückt sein,
– eigenständig durch die Aktivitäten des Projektteams erreichbar sein,
– konkret und spezifisch ("operational") formuliert und
– messbar sein.

Ergebnis dieses Schritts ist ein anspruchsvoll formulierter und innerhalb des Projekts realistisch erreichbarer Zielkatalog, der vom Projektteam eindeutig verstanden wird und mit sich die Mitglieder des Teams identifizieren. Mögliche Zielkonflikte sind diskutiert und durch Priorisierung dokumentiert.

(3) Suche verschiedener Lösungsalternativen: Welche Lösungen sind möglich?

Bei diesem Schritt ist es wichtig, die Grenzen bisheriger Lösungsansätze zu überschreiten und zunächst alle Lösungsvorschläge unbewertet zu sammeln.

Methodisch bieten sich hier Methoden zur kreativen Ideenfindung an (z.B. Brainstorming, Brainwriting, Karten- und Zurufabfrage, Kopfstand-Methode und weitere) an.

(4) Auswahl des geeigneten Lösungsvorschlags: Welche Lösung ist sinnvoll?

Anhand erarbeiteter Kriterien (z.B. Durchführbarkeit, Kosten, feste Termine etc.) und der Zielformulierung wird aus den vorhandenen Lösungsvorschlägen die erfolgversprechendste ausgewählt und detaillierter ausgearbeitet. Möglicherweise fließen Ideen aus den "abgelehnten" Lösungsvorschlägen ein.

Der ausgewählte Lösungsvorschlag kann mit Hilfe einer Kraftfeldanalyse auf mögliche hinderliche und förderliche Kräfte bei der Durchführung bewertet werden.

(5) Maßnahmenplan: Wie soll der ausgewählte Lösungsvorschlag durchgesetzt werden?

Dieser Maßnahmenplan umfasst alle erforderlichen Tätigkeiten, die Verantwortlichen, mit dem Projektteam gemeinsam festgelegte Termine und einzusetzende Mittel.

Meilenstein: Präsentation des Maßnahmenplans:

Das Projektteam präsentiert den Maßnahmenplan vor den Projektauftraggebern und nach einem positiven Beschluss wird der Maßnahmenplan in den entsprechenden Abteilungen/Bereichen umgesetzt.

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