Drei Arbeitsbereiche

Fotolia_26094610_XS.jpgAb hier beginnt der Handlungsbereich der Regeln, Tricks und Hilfsmittel des Arbeits- und Zeitmanagements. Es handelt sich dabei um viele einfache, aber grundlegende Dinge. Sieht man vom reinen reaktiven Arbeiten ab (der Output erfolgt unmittelbar auf den Input), lassen sich drei große Arbeitsbereiche unterscheiden:

Zirkuläres Arbeiten
Das Vorbereiten und die Pflege der Organisationsmittel, das Sammeln und Zuordnen von Arbeitsvorgängen.

Vertikales Arbeiten
Das Zerlegen in und das Erzeugen von umsetzbaren Arbeitsschritten („Ein-Schritter“), die Planung, Umgang mit Einwänden, Unterbrechungen jeglicher Art).

Horizontales Arbeiten
Die Durchführung der konkreten einzelnen Handlungsschritte.

 

 

Zirkuläres Arbeiten

(Alle Punkte ordnen)

Vorbereitung der Orga-Mittel

  • Eingangskorb /-kiste, Ablagesystem
  • Terminkalender, Liste Vielleicht-Projekte
  • Liste Aufgaben (Projekte, Papierkorb)

Sammeln/Erfassen aller externe Quellen: physisch

  • Schreibtisch, alle Schubladen, Schränke
  • Wände, im Auto
  • Im Nebenbüro

Sammeln/Erfassen interner Quellen: psychisch

(Großreinemachen im Kopf)

  • Mind-Map mit allen unerledigten Geschäften
  • privat, wie
  • beruflich

Eingangskorb leeren und zuordnen

  • Liste der Vielleicht-Projekte
  • Papierkorb
  • Ablagesystem/Archiv

Vertikales Arbeiten

(Mehr-Schritter in Ein-Schritter verwandeln)

Aufgaben/Projekte zu groß, nicht überschaubar

  • Projektplanungstools sind Zerlegungstools: Zerlegung in immer kleinere Pakete, bis daraus ein Ein-Schritter geworden ist.

Aufgaben/Projekte unklar/undurchsichtig/ fehlende Information

  • Der nächste Schritt ist häufig jemanden zu fragen, ob er einen kennt, der einen kennt.

Aufgaben/Projekte, deren Fortschritt von anderen abhängt

  • Dazu sind klare Mandate notwendig
  • Auch das Führen von Externen braucht besonders wasserdichte Vereinbarungen

Aufgaben mit Einwänden/ Befürchtungen/ Ängsten

  • „Der-Was-Könnte-Schiefgehen-Zustand“ als der wichtigste Ratgeber

Horizontales Arbeiten

(Ein-Schritter erledigen)

„Zwei-Minüter“

  • Alles was in weniger als zwei Minuten zu erledigen ist, sofort tun und nicht erst zuordnen

Terminierungen

  • Eine und nur eine Liste, in der alle zeitlichen Außenverpflichtungen erfasst sind

Delegation

  • Mittelfristig sollte man nichts tun, was jemand anderes tun könnte.

Nächste Schritte

  • Telefonliste
  • Besorgungsliste
  • Computerliste, Mailliste
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