Wissensmanagement beim Stellenwechsel

• Was soll erreicht werden?
• Messbare Kriterien für übergeordnete Prozesse und einzelne Teilprozesse definieren; zeigen Erfolg oder Misserfolg der Prozesse an
• Checklisten mit einzelnen Schritten und groben Inhalten
• Steuerung des Austritts und Planung der Einarbeitung idealerweise von derselben Person
• Klare Kommunikation von Verantwortlichkeiten
• Möglichst viele Informationen vom Ausscheidenden Mitarbeiter erhalten über:

1. Bisherige Aufgaben
2. Stand der Erledigung
3. Seine Sichtweise der Organisation

• Systematische Dokumentation mit einheitlichen Dokumentationsrichtlinien von:

1. Aktuellen Aufgaben und Tätigkeiten
2. Internen und externen Kontakten
3. Spezifischen Inhalten (bspw. Vorgehensweisen, Arbeitsanleitungen, Abläufe)

• In Austrittsgesprächen einzelne Abläufe, Aufbewahrungsorte von persönlichen Dokumentationen, Umgang mit und persönliches Wissen über Personen und Kunden, spezielle, notwendige Fähigkeiten identifizieren
• Zukünftig permanente Wissensidentifikation anhand von elektronischen Ablagesystemen; beinhalten Suchmasken und -systeme

• Überblick über vorhandenes Wissen bereitstellen
• Wissen nutzungsadäquat aufbereiten (bspw. über Suchfunktionen)
• Pflege und Dokumentation im System selbst ermöglichen

1. Instrument 1: Wissenslandkarten, beinhalten Wissensquellen und Wissensnutzer
2. Instrument 2: interne Datenbank, beinhalten Vorlagen, Formulare, Muster

• Anreizsetzung zur Kooperation des Vorgängers als Wissensträger
• Zeitbudget zur Verfügung stellen, um volle Konzentration auf die Wissenssicherung und -weitergabe zu gewährleisten (bspw. für persönliche Treffen)
• Verknüpfung von Zielsetzungen des Wissensmanagements mit Vergünstigungen (bspw. durch Aufnahme in jährliche Beurteilung oder Arbeitszeugnis)

• Zentrale Rahmenvorgaben festlegen und dokumentieren (bspw. Musterablauf, Checklisten, Kernbeteiligte bei Einarbeitungsprozess)
• Verantwortlicher des Stellenwechsels (meist Vorgesetzter) passt Rahmenvorlagen entsprechend den Erkenntnissen aus dem Austrittsgespräch mit dem vorherigen Stelleninhaber für eine mögliche Weiterentwicklung der Aufgaben und Ziele der Stelle an
• Steuerung des Eintrittsprozesses erfolgt dezentral durch den Vorgesetzten
• Paten einsetzen, um Vorgesetzte zu entlassen und für die Erhöhung der Betreuungsqualität  diese übernehmen die operative Einarbeitung

• Institutionalisierung von Treffen zwischen den Beteiligten
• Einführungsrunde einrichten
• Räume und Möglichkeiten zum interpersonellen Austausch und Wissensverteilung schaffen bspw.:

1. Kantine
2. Kaffee- und Sitzecken
3. Elektronische Pinnwände
4. Diskussionsforen im Intranet

• Bekanntheit und Vorteile vorhandener Möglichkeiten kontinuierlich kommunizieren

• Bspw. durch eine Probezeit
• Bereitschaft zu direktem Wissensaustausch kann durch die beschriebenen Instrumente erhöht werden
• Regelmäßige Gespräche zwischen dem Paten und dem neuen Mitarbeiter

• Leitungsebene aktiv involvieren
• Projektgruppe ?Wissensmanagement bei Stellenwechsel? oder/ und Wissensbeauftragten etablieren

–> Permanente Ansprechpartner

• Bewirkt Sicherstellung der Qualität und der Zielerreichung
• Überprüfung des Fortschritts im Prozess anhand von vordefinierten Zwischenschritten und jeweiligen Kriterien
• Austritts- und Einarbeitungspläne des Verantwortlichen für den Stellenwechsel werden von der Personalabteilung auf die Einhaltung von Rahmenbedingungen überprüft
• Prüfung von Checklisten des neuen Mitarbeiters und des Ausscheidenden am Ende des Einarbeitungs- und Austrittsprozesses durch die Personalabteilung und Feedback an den Vorgesetzen

• Erfolgsbeitrag durch Freundlichkeit und Einsatzbereitschaft
• Zeitbudgets für alle Beteiligten zur Verfügung stellen
• Anreizsetzungen durch Boni/ Incentives (bspw. durch Aufnahme eines Feedbackbogens, der vom neuen Mitarbeiter am Ende des Einarbeitungsprozesses ausgefüllt wird, in die jährliche Beurteilung)