Zehn Schritte zur Optimierung des Wissensmanagements beim Stellenwechsel-DETAILS

Wissensmanagement beim Stellenwechsel

1. Genaue Zielsetzung
  • Was soll erreicht werden?
  • Messbare Kriterien für übergeordnete Prozesse und einzelne Teilprozesse definieren; zeigen Erfolg oder Misserfolg der Prozesse an
  • Checklisten mit einzelnen Schritten und groben Inhalten
  • Steuerung des Austritts und Planung der Einarbeitung idealerweise von derselben Person
  • Klare Kommunikation von Verantwortlichkeiten
  • Möglichst viele Informationen vom Ausscheidenden Mitarbeiter erhalten über:
  1. Bisherige Aufgaben
  2. Stand der Erledigung
  3. Seine Sichtweise der Organisation
  • Systematische Dokumentation mit einheitlichen Dokumentationsrichtlinien von:
  1. Aktuellen Aufgaben und Tätigkeiten
  2. Internen und externen Kontakten
  3. Spezifischen Inhalten (bspw. Vorgehensweisen, Arbeitsanleitungen, Abläufe)
2. Wissensidentifikation bei Austritt des vorherigen Stelleninhabers
  • In Austrittsgesprächen einzelne Abläufe, Aufbewahrungsorte von persönlichen Dokumentationen, Umgang mit und persönliches Wissen über Personen und Kunden, spezielle, notwendige Fähigkeiten identifizieren
  • Zukünftig permanente Wissensidentifikation anhand von elektronischen Ablagesystemen; beinhalten Suchmasken und -systeme
3. Elektronische Systeme: 3 Ziele
  • Überblick über vorhandenes Wissen bereitstellen
  • Wissen nutzungsadäquat aufbereiten (bspw. über Suchfunktionen)
  • Pflege und Dokumentation im System selbst ermöglichen
  1. Instrument 1: Wissenslandkarten, beinhalten Wissensquellen und Wissensnutzer
  2. Instrument 2: interne Datenbank, beinhalten Vorlagen, Formulare, Muster
4. Positive Anreizsysteme
  • Anreizsetzung zur Kooperation des Vorgängers als Wissensträger
  • Zeitbudget zur Verfügung stellen, um volle Konzentration auf die Wissenssicherung und -weitergabe zu gewährleisten (bspw. für persönliche Treffen)
  • Verknüpfung von Zielsetzungen des Wissensmanagements mit Vergünstigungen (bspw. durch Aufnahme in jährliche Beurteilung oder Arbeitszeugnis)
5. Erstellung eines Einarbeitungsplans
  • Zentrale Rahmenvorgaben festlegen und dokumentieren (bspw. Musterablauf, Checklisten, Kernbeteiligte bei Einarbeitungsprozess)
  • Verantwortlicher des Stellenwechsels (meist Vorgesetzter) passt Rahmenvorlagen entsprechend den Erkenntnissen aus dem Austrittsgespräch mit dem vorherigen Stelleninhaber für eine mögliche Weiterentwicklung der Aufgaben und Ziele der Stelle an
  • Steuerung des Eintrittsprozesses erfolgt dezentral durch den Vorgesetzten
  • Paten einsetzen, um Vorgesetzte zu entlassen und für die Erhöhung der Betreuungsqualität  diese übernehmen die operative Einarbeitung
6. Interpersoneller Austausch für eine verbesserte Wissensweitergabe
  • Institutionalisierung von Treffen zwischen den Beteiligten
  • Einführungsrunde einrichten
  • Räume und Möglichkeiten zum interpersonellen Austausch und Wissensverteilung schaffen bspw.:
  1. Kantine
  2. Kaffee- und Sitzecken
  3. Elektronische Pinnwände
  4. Diskussionsforen im Intranet
  • Bekanntheit und Vorteile vorhandener Möglichkeiten kontinuierlich kommunizieren
7. Motivation des Nachfolgers
  • Bspw. durch eine Probezeit
  • Bereitschaft zu direktem Wissensaustausch kann durch die beschriebenen Instrumente erhöht werden
  • Regelmäßige Gespräche zwischen dem Paten und dem neuen Mitarbeiter
–> Erhöht auch die wahrgenommene Arbeitszufriedenheit

8. Breites Bewusstsein für die Notwendigkeit des Wissensmanagements schaffen
  • Leitungsebene aktiv involvieren
  • Projektgruppe ?Wissensmanagement bei Stellenwechsel? oder/ und Wissensbeauftragten etablieren

–> Permanente Ansprechpartner

9. Kontinuierliche Evaluation
  • Bewirkt Sicherstellung der Qualität und der Zielerreichung
  • Überprüfung des Fortschritts im Prozess anhand von vordefinierten Zwischenschritten und jeweiligen Kriterien
  • Austritts- und Einarbeitungspläne des Verantwortlichen für den Stellenwechsel werden von der Personalabteilung auf die Einhaltung von Rahmenbedingungen überprüft
  • Prüfung von Checklisten des neuen Mitarbeiters und des Ausscheidenden am Ende des Einarbeitungs- und Austrittsprozesses durch die Personalabteilung und Feedback an den Vorgesetzen
10. Rolle der Vorgesetzten, Paten und Kollegen
  • Erfolgsbeitrag durch Freundlichkeit und Einsatzbereitschaft
  • Zeitbudgets für alle Beteiligten zur Verfügung stellen
  • Anreizsetzungen durch Boni/ Incentives (bspw. durch Aufnahme eines Feedbackbogens, der vom neuen Mitarbeiter am Ende des Einarbeitungsprozesses ausgefüllt wird, in die jährliche Beurteilung)
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