Wie delegiere ich kleine Aufträge und Projekte

Gesprächs- Checkliste für kleine Projekte

Im Unterschied zu den Aufträgen trägt der Projektinhaber nicht nur Umsetzungsverantwortung, sondern auch die Verantwortung für den weiteren Fortschritt und die Kommunikations-, Informations- und Entscheidungsregeln des Projektes. Auch bei Störungen/unvorhergesehenen Zwischenfällen/Stockungen fällt die Verantwortung für den weiteren Fortschritt nicht an die Führungskraft zurück.

  • Umfang/ Zeit: ca. 0,5 bis 5 Arbeitstage
  • Anzahl involvierte Personen: ca. 2 bis 5 Personen

Der Übergang vom Auftragserfüller zum Projektinhaber kennzeichnet den Übergang vom Reifegrad 2 zum Reifgrad 3 der situativen Führung mit seinen 4 Führungsstilen.

Hier müssen VG und MA lernen, dass es neben der Chefrolle ?Entscheider? den ?Ratgeber? gibt.

Beispiel:

1. Der Mitarbeiter (MA) ruft den Vorgesetzten (VG) an und will einen Rat. Der Chef glaubt aber, dass Entscheidungen von ihm erwartet werden und gibt eine Entscheidung zurück. Der MA verkleinert seine Selbständigkeit und fragt noch früher nach, was den Chef weiter nervt und dieser daraufhin über die Unterverantwortlichkeit der MA klagt.

2. Der Chef will einen Rat geben, der MA nimmt es als Entscheidung auf und setzt diese um. Erwartungsabweichungen werden beantwortet mit: ?Aber Sie haben doch gesagt…?

Gerade in der Anfangsphase von VG-MA-Beziehungen empfiehlt sich eine deutliche Markierung, ob eine Aussage als Entscheidung, Rat, Idee/Möglichkeit, Veto, Info oder Beitrag zur Konsensfindung gemeint ist – die unsichtbare Form der kommunizierten Inhalte.

Gesprächs-Checkliste für kleine Projekte

Frage Bemerkung Notizen, Stichworte
Titel/ Bezeichnung des (Teil-) Porjektes Geschätzte Zeit: Arbeitstage
Zeitpunkt der Fertigstellung spätestens
Das Wozu!

Wozu ist das Projekt gut?
Was wird durch das Projekt erfüllt?
Was soll dadurch erreicht werden?

Werte, Energie, Bedeutung, Motivation, Einordnung in das Gesamtbild, Hintergründe, Vorgeschichte
Abschluss/ Präsentation des (Teil-) Projektes

  • Gestaltung
  • Medien
  • Zeit
  • Ort
  • Teilnehmer
Eine Möglichkeit den Unterschied Handlungs-bzw. Projektverantwortung deutlich zu machen ist die Delegation der Verantwortung für das Präsentationsmeeting (Einladung, Präsentation, Moderation, Vereinbarung der nächsten Schritte).
Macht die Bedeutung klar, gibt Bühne und Belohnung.
Zielerkennungsphänomene

Woran genau kann ich erkennen, dass das Ziel erreicht wurde?

Kriterien der Zielerkennungsphänomene: sinnesspezifisch (macht das Ziel "Bilder"), konkret, genau, erreichbar, beeinflussbar, initiierbar?
Ähnlich wie Projekt…
Unterschiede zum Projekt…
Wo liegen die Missverständnismöglichkeiten?
Schwachstellenanalyse

Was könnte schief gehen?
Gibt es Einwände?
Informationslücken?

Wenn X schief gehen könnte?
Was kann man dann tun?

Plan B? Vorsorgemaßnahmen?

Metaregeln des Projektes

Grobentwurf der Kommunikations- Informations- und Entscheidungsregeln. Muss jemand informiert werden? Sind Dritte mit ihren Arbeitszeiten betroffen? Die gedankliche Simulation von einigen kritischen Fällen kann die gröbsten Zuständigkeits-/ Metaregelfehler vermeiden helfen.

Angenommen… was wäre dann zu tun?
In welchen Fällen sollte

  • Info gegeben
  • Rat eingeholt
  • Veto eingeholt
  • Konsens geschaffen

werden?

Alles klar? Dann los mit Spaß und Erfolg!

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