Basiskalender einer Führungskraft

Führen Sie oder bekleiden Sie eine Führungsposition?
 

Wie viel Prozent der Arbeitszeit sollte Führung sein?
 

Zitat einer Führungskraft:
„Führen tue ich, wenn ich mal Zeit habe. Und Zeit habe ich eigentlich nie, denn ich bin so wichtig. Deshalb bin ich ja auch Führungskraft geworden.“

Bei dem Zitat drängt sich die Frage auf: leidet die Führungskraft unter einem schlecht funktionierenden Zeitmanagement oder versteht sie nicht, was von der Arbeitszeit unter die Kategorie „Führung“ fällt?
Was ist überhaupt „Führungszeit“ und wie verteilt sich diese gegebenenfalls?

Die Antwort darauf zu finden, was "Führungszeit" eigentlich ist, ist nicht leicht: Es kommt darauf an!

Eine Ursache, dass es so gut wie keine umfassende Erklärung gibt, ist die Schwierigkeit, Führungshandeln von der restlichen Arbeitszeit zu trennen. Denn: Was fällt unter die Kategorie Führung? Ist jedes Gespräch mit einem Mitarbeiter schon Führung? Ist ein Gespräch mit dem Kunden oder dem eigenen Chef automatisch keine Führung? Mit dieser Art der Fragestellung kommt man nicht weiter.

Eine andere Einteilung kann helfen: Die Einteilung der Arbeitszeit in Führungstätigkeiten, Mischbereich und Sachbearbeitung.

 

Führungstätigkeiten, Mischbereich und Sachbearbeitung
 

 

Basiskalender einer Führungskraft

Der Sachbearbeiterbereich

Der rote Bereich ist die reine fachliche Tätigkeit. Das heißt: alles was ich tue, könnte grundsätzlich auch ein andere Person – wenn diese meine Fähigkeiten, nicht aber meine Rolle hätte. Hier bin ich mein eigener Sachbearbeiter. Der Controller, der selber Tabellen erstellt, Einkäufer, wenn er selbst verhandelt, Konstrukteur, wenn er selbst konstruiert.
Strittige Fälle auf der Grenzlinie zur Führung wäre z.B. ein Kundenzufriedenheitsgespräch, eine Krisenintervention, die Akquise eines strategischen Kunden oder die Bearbeitung eines strategischen Projektes oder Produktes. Grenzlinie zum Mischbereich wäre ein Gespräch mit einem Mitarbeiter, wie ihn auch ein Kollege führen könnte.
 

Der Mischbereich

Der grüne Bereich sind die vielen fachlichen Besprechungen und Meetings, in denen ich als Führungskraft führe, leite, moderiere. Ich entscheide immer in der Verbindung mit den fachlichen Fragestellungen. Hierunter fallen alle koordinierenden, abstimmenden Projekt- und Aufgabenbesprechungen mit Chefs und/oder Kollegen und Mitarbeitern. Hier lassen sich Fach- und Führungstätigkeiten schwer trennen.

Ein Jour Fix jede Woche gehört hierher. Ein Lob in der Fachbesprechung ist eher Mischbereich, ein Feedbackgespräch mit einem Mitarbeiter reine Führung. Ebenso wie das Jahrestreffen, die Teamentwicklung und das Strategiemeeting zum Bereich Führung gehören.
Entscheidend ist die Intention, das Ziel im Rahmen des Gespräches., ob die Tätigkeit zur Führung gehört. Wo liegt der Hauptfokus? Eher eine fachliche Lösung oder eine Stärkung des Rahmens, der Mitarbeiterbeziehung, der Motivation etc.?
 

Der Führungsbereich

Hier liegen die Kernbereiche der Führung. Es geht fokussiert um die Fähigkeiten, Motivation und Beziehung der Mitarbeiter, um Vertretung des Bereiches nach außen und Entwicklung des Bereiches in die Zukunft. Hier sprechen wir über die Art und Weise von Arbeit. Viele Termine sind mit mir selbst, in denen ich analysiere, neue Führungs-Systeme plane und entwerfe. Weitere Termine sind mit den Mitarbeitern, Chefs, Kunden und Kollegen, in denen es weniger um die Inhalte selbst geht, sondern um die Art und Weise, wie Inhalte bearbeitet werden. Mitarbeiter-Jahresgespräche und Zwischengespräche, auch die mit dem eigenen Chef, Budgetplanungen, Feedback- und Beurteilungsgespräche, Krisen- und Notfallgespräche, Gehalts-, Einstellungs- und Ermahnungsgespräche uvm..

 

Eigenen Kalender überprüfen

Nehmen Sie einen typischen Monatskalender und machen Sie sich eine Kopie. Haben Sie drei Farben Textmarker zur Hand? Lehnen Sie sich zurück und markieren Sie Ihre Termine mit der jeweils entsprechenden Farben, je nach Hauptfokus des Termins. Jetzt!

Sie bekommen einen ersten Eindruck, ob sie sich die meiste Zeit über eher mit fachlichen oder mit Führungsaufgaben beschäftigen.

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