Ulrich Grannemann – Wovon mache ich als Führungskraft zu viel und wovon mache ich zu wenig? Verteile ich meine Zeit richtig?
Da es keine objektiv richtige (jede Situation erfordert eine andere Verteilung) oder eine einzige subjektiv richtige Verteilung (jeder sieht einen anderen Ausschnitt) gibt, brauchen wir Antworten und Einschätzungen aus verschiedenen Perspektiven. Am besten drei: Mitarbeiter-, Vorgesetzten- und Kundensicht.
Idealerweise nehmen Sie die folgenden Einschätzungen zuerst selbst vor (Selbstbild) und fragen anschließend die entsprechenden Personen (Fremdbild).
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Orientierungen
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Reine Fachlichkeit, Selbst
– grundsätzlich delegierbar – Sie sind Ihr eigener Mitarbeiter
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Mischbereich von fachlicher und Führungsarbeit
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Reine Führung
– nicht delegierbar –
(vgl. To Do list für Führungskräfte) |
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Eher zu wenig
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Eher zu viel
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Eher zu wenig
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Eher zu viel
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Eher zu wenig
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Eher zu viel
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Blick nach „Innen“, Richtung Mitarbeiter
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Arbeiten im Kernbereich der Abteilung. Sie sind Ihr eigener Sachbearbeiter
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Abstimmung mit Mitarbeitern und Kollegen per
Meeting, Besprechung, Mail oder Tel.
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4P- oder TÜV-Gespräche, Motivation, Personalentwicklung, Beziehungsaufbau,
Analysen und Planungen
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Eher zu wenig
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Eher zu viel
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Eher zu wenig
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Eher zu viel
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Eher zu wenig
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Eher zu viel
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Blick nach „Oben“, Richtung Hierarchie
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Präsentieren von Ergebnissen nach oben. Auch Ihre Mitarbeiter könnten das tun.
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Abstimmungen mit Vorgesetzten und innerhalb der Hierarchie in Meetings und Besprechungen
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Budgetierungen
Forecast, Zielvereinbarungen für den Bereich, neue Projekte/Produkte „verkaufen“, Positionieren des Bereiches, Networking
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Eher zu wenig
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Eher zu viel
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Eher zu wenig
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Eher zu viel
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Eher zu wenig
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Eher zu viel
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Blick nach „Außen“ interne bzw. externe Kunden (die Empfänger Ihrer Leistung)
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Sie arbeiten selbst beim Kunden
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Abstimmungsmeetings mit und beim Kunden,
Feedback vom Kunden einholen, neue Produkte „verkaufen“,
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Repräsentanz des Bereiches nach außen, wichtige Verhandlungen/ Vertretungen
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Falls Sie fündig werden und ein oder mehrere „zu wenig“ oder „zu viel“ finden, sind die nächsten Fragen:
1. „was genau ist zu viel oder zu wenig?“
2. „wo sind die größten Engpässe?“ (weil zu wenig)
3. „wo sind die größten Zeitfresser?“ (weil zu viel) und
4. „wie kann ich sie minimieren oder delegieren?“
Wo liegt die optimale Verteilung?
Die optimale Verteilung ist abhängig von der jeweiligen spezifischen Situation. Das gilt sowohl für die Verteilung in Führungs- und fachliche Bereiche, als auch die Verteilung innen/außen/oben.
Wir mögen als Führungskraft unsere Lieblingsverteilung haben, sie muss aber nicht der notwendigen Verteilung entsprechen. Diese verändert sich zudem: Je höher die Führungsspanne und die Stellung in der Hierarchie, je notwendiger werden die Führungsanteile.
Die Veränderungen in der „Innen-„, „Außen“- oder „Oben“-Verteilung ist eher abhängig vom
Entwicklungsengpass: Liegt der Engpass eher in der Effizienz der Leistungserstellung oder in der Effektivität, der Intelligenz das Richtige zu leisten oder zu produzieren,
oder von den
Entwicklungszyklen: Mitarbeiter haben eine neue Idee, der Kunde braucht etwas Neues oder Anderes, von Oben muss das Budget akquiriert werden, die Mitarbeiter lernen das neue herzustellen usw.