Reportinggespräch und Reportingchart – Strukturierungshilfe für Mitarbeitergespräche

Ulrich Grannemann – Gespräche mit dem Mitarbeiter alle sechs Wochen und unter vier Augen gehören in der Interaktion zwischen Führungskraft und Mitarbeiter zur vielleicht wichtigsten Ebene. Wie kann man dieses Gespräch am besten strukturieren und steuern? Welche Themen sollten in den Gesprächen Raum bekommen?

Von Kennzahlen bis zur offenen Frage
Sind Kennzahlen oder KPI´s vorhanden, werden zunehmend Quartalsberichte gefordert, aber leider zu häufig in großen Gruppen besprochen. Dabei entfallen die Vorteile der Vier-Augen-Gespräche wie zum Beispiel mögliche offene Fragen nach dem, was dem Mitarbeiter „unter den Nägeln brennt“.
Reportingchart
Führungskräfte haben in  Zwischengesprächen zu den Aufgaben gute Erfahrungen gemacht, wenn sie und der Mitarbeiter eine einfache  Basisstruktur als Grundlage für ihr Gespräch wählen: Das Reportingchart mit ca. drei bis fünf Aufgaben.
  1. Sprechen Sie Ihren Mitarbeiter an, dass Sie sich gerne mit ihm unter vier Augen „zurücklehnen“ und über den Stand und die Entwicklung der wichtigsten drei bis fünf Aufgaben sprechen möchten. Führungskräfte nutzen unterschiedlichste Namen für dieses Gespräch: TÜV, Boxenstopp, Hügelgespräch, Quartals-, Zwischen-, 8 Wochen-Gespräch und viele mehr.
  2. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter selbst, welche Aufgaben oder Aufgabengruppen er für wichtig hält und ergänzen Sie unter Umständen selbst die Aufgaben, die Sie zur Zeit für wichtig halten. Die 3 bis 5 Aufgaben sind in der Regel ein Auszug aus der gesamten Aufgabeninventur, die im Jahresgespräch die richtige Basis darstellt. Die Beschränkung auf maximal fünf Aufgaben hat sich als praxistauglich erwiesen.
  3. Planen Sie ca. eine Stunde für das Gespräch ein. Vor allem, wenn Sie mit den Gesprächen starten, denn ab und zu kommen bei diesem Anlass auch noch andere Themen hervor, die bisher vermieden oder verdrängt wurden.
  4. Fragen Sie zum Ende nach dem nächsten Termin und ob die Gesprächsstruktur erst einmal so bleiben kann.
Schematisches Beispiel für ein Reportingchart:

Das Chart hilft bei Strukturierung des Gesprächs. Es verhindert Ausweichmanöver, Abgleiten in andere Themen oder Details. Es konzentriert MA und Führungskraft auf das Wesentliche.
Wir werden als Führungskraft an den Ergebnissen der einzelnen Aufgaben oder Projekte gemessen. Träger ist aber der Mensch mit all seinen Aufgaben. Das Reportinggespräch stellt den Mitarbeiter in das Zentrum. Und die wirklich wichtigen Dinge erfahren Sie eh nur unter vier Augen.

Wenn Sie weitere Fragen zum Reportinggespräch haben oder uns Ihre Rückmeldungen und individuellen Ausformungen mitteilen möchten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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