Wie bekommen Fachabteilungen mehr Einfluss?

Ulrich Grannemann – Viele Fachabteilungen beschweren sich über den mangelnden Einfluss, den sie auf die Entscheidungsträger haben. Dabei geht es um den internen Wettbewerb, um die begrenzte Ressource Zeit und um die Aufmerksamkeit der Unternehmensleitungen.

Anette Mikes, Yuval Millo und Matthew Hall haben die Entwicklung der Fachabteilung Risikomanagement in zwei britischen Banken in den Jahren 2006 bis 2011 beobachtet und ausgewertet.
 
Sie fassen Ihre Erkenntnisse in vier Kompetenzbereiche zusammen:
 
  1. Den Weg bereiten (Netzwerk und Verständnis für die Probleme)
  2. Werkzeuge herstellen (Hilfsmittel, die helfen)
  3. Zusammenarbeiten (Verbündete finden und einbinden)
  4. Übersetzen (Helfen komplexe Themen zu verstehen)
 
Jede Fachabteilung hat sicher ihre eigenen Besonderheiten und Gesetze. Der Versuch die Regeln auf den eigenen Bereich zu übertragen und zu schauen, was das bedeutet ist sicher lohnenswert. Dieser Aufteilung in vier Kompetenzbereiche und Schritte kann ich mich gut anschließen.
 

Wir empfehlen, die folgenden 12 Fragen für Ihre Fachabteilung zu beantworten, bevor Sie weiterlesen:
 

Frage Nr.

 
Einfluss der Fachabteilung

 
Antworten / Punkte

trifft voll und ganz zu

trifft zu

trifft etwas zu

stimmt eher nicht

trifft über-haupt nicht zu
 1

Wir haben ein weites Kontaktnetz ins Unternehmen geknüpft
 

4

3

2

1

0
 2

Wir haben ein Werkzeug aus unserem Fachbereich, das anderen Abteilungen erlaubt, Ihr
Problem besser zu verstehen.

4

3

2

1

0
 3

Wir suchen aktiv Verbündete für unser Werkzeug im Unternehmen.
 

4

3

2

1

0
 4

Die Ergebnisse unserer Werkzeuge lassen sich auf einer einzigen Seite darstellen.
 

4

3

2

1

0
 5

Wir versuchen die Probleme unserer internen Kunden zu erkennen und zu verstehen.
 

4

3

2

1

0
 6

Ein Werkzeug aus unserem Fachbereich wird regelmäßig, mindestens vierteljährlich im Board vorgestellt.

4

3

2

1

0
 7

Wir beteiligen andere Abteilungen an der stetigen Verbesserung unserer Werkzeuge.
 

4

3

2

1

0
 8

Die Ergebnisse, die wir präsentieren, haben eine einfache Bildsprache, die für alle auf den ersten Blick verständlich ist.

4

3

2

1

0

9

Wir sind in den Entscheidungsgremien angemessen vertreten.

4

3

2

1

0
 10

Wir bemühen uns, dass andere eines unserer Werkzeuge selbst einsetzen können.

4

3

2

1

0
11

Wir bauen die Erfahrungen und Feedbacks der anderen Abteilungen in unsere Werkzeuge ein
 

4

3

2

1

0

12

Wir haben eine einfache Bildsprache in unseren Präsentationen, die sich wiederholt und wiedererkannt wird.

4

3

2

1

0
 
 
 Weg bereiten

Werkzeuge
herstellen

Zusammenarbeit

Übersetzen

Frage 1

 

Frage 2

 

Frage 3

 

Frage 4

 

Frage 5

 

Frage 6

 

Frage 7

 

Frage 8

 

Frage 9

 

Frage10

 

Frage 11

 

Frage 12

 

Summe

 

Summe

 

Summe

 

Summe

 

Kontakte schaffen
 und Probleme kennen

Probleme lösen
und Werkzeuge exportieren

Verbündete suchen
und gemeinsam verbessern

Probleme vereinfachen, verständlich machen
 
 
 
 
 

 

1. Den Weg bereiten
 
Die Basis ist die Vernetzung in das Unternehmen hinein. Mit möglichst vielen Leuten sprechen und zuhören. Was sind wirklich deren Probleme? Als Fachleute kennen wir irgendwann jeden Baum, jeden Ast und jede Verzweigung. Aber wissen wir, wie unser Wald von außen aussieht und wie man dort hinein kommt?
 
Zero-based Budgeting: So tun, als ob es die eigene Abteilung gar nicht gäbe. Müsste man sie neu erfinden? Worauf ist meine Abteilung wirklich die Antwort.
 
Ist der Chef und auch alle im Team in den wichtigen Gremien vertreten? Ist er präsent? Wird er gehört und – vor allem – hört er? Bei welchem gravierenden Problem der Unternehmensleitung können wir helfen?
 
 
2. Werkzeuge herstellen
 
Mit welchen Hilfsmitteln können wir den Entscheidern helfen ihr Problem darzustellen und zu analysieren? Stelle ich den Führungskräften der anderen Abteilung diese Werkzeuge auch zur Verfügung? Oder werden sie eher unter Verschluss gehalten.
 
Gewinnt eine Abteilung, ein Team ihr Selbstwertgefühl aus der Fachlichkeit, können zwei Trends entstehen: Den Aufbau immer weiterer, komplexer Werkzeuge, die die eigene Fachlichkeit unter Beweis stellt. Und der Nachweis, dass es ohne die Fachleute einfach nicht geht.
 
Damit wird die offensive Herausgabe der Tools an die anderen Abteilungen verhindert. Aus dem Versuch sich unersetzbar zu machen (Das können nur wir!), entsteht Abgrenzung und mangelnder Einfluss.
 
 
3. Zusammenarbeiten
 
Der nächste Schritt scheint darin zu liegen, Verbündete, „Fans“ zu gewinnen, die über das Tun beginnen, die Werkzeuge zu beherrschen und zu „lieben“. Auch in der oben genannten Studie war die Beteiligung in der Verbesserung der Werkzeuge ein wichtiges Merkmal.
 
Andere nach ihrer Meinung zu fragen, ist der erste Schritt. Diese auch ernst zu nehmen und diese sichtbar in die Verbesserungen einzubauen, ein weiterer. Das bedeutet, bereit zu sein, sich in das eigene Handwerk hineinreden zu lassen. Und da meldet sich ein weitere Einwand: „Dann mache ich mich überflüssig“. 
 
 
4. Übersetzen
 
Als Fachmann könnte man dazu neigen, zeigen zu wollen, wir gut man als Fachmann ist. Wie viel und vor allem wie tief man sein Fachgebiet versteht. („Seht her wie viel Bäume ich kenne!“). Die Absicht mag ehrenwert und positiv sein. Die Wirkung ist verheerend. Das Board versteht es nicht, fühlt sich überfordert und verliert die Kontrolle. Der Fachmann macht den Eindruck, nicht auf den Punkt kommen zu können und sich zu wichtig zu nehmen.
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