Der Besprechungszoo

Ulrich Grannemann – Meetings, die aus dem Ruder laufen oder unbefriedigend werden, sind keine Unfälle, die einfach so passieren. Sie kündigen sich an. Erste „Alarmsignale“ frühzeitig zu erkennen um damit rechtzeitig reagieren zu können, ist eine wichtige Führungskunst.

 

Meeting: Auch ein Kampf um Rang und Revier

 

Unser Bewußtsein (System 1, der „Reiter“, die Kognition) sagt: „Heute geht es um reinen Informationsaustausch, Vorbereitung von Entscheidungen, Fortschrittskontrolle etc.“. Unser Unbewußtes (System 2, der Elefant, die emotionale Erfahrungsintelligenz) sagt jedoch: „Pass auf! Verteidige deinen Rang und dein Revier!“

 

Immer wenn wir ein Meeting eröffnen, eröffnen wir auch eine Arena, eine Kampfarena um die Verteidigung und Gewinnung von Rang und Revier. Jeder vermeintliche (Interpretation genügt schon) Angriff auf den Rang und den Status einer Person in der Gruppe (z .B. durch Abwertungen, Beleidigungen, Killerphrasen, Unterbrecher) oder auf das Revier (z.B. durch Veränderung bei den Ressourcen oder Entscheidungskompetenzen) kann unter Umständen zu sehr heftigen Reaktionen führen.

 

Als Metapher: Der Besprechungszoo – Wenn Sie nicht gut moderieren, brechen die "Tiere" aus.

 

Vor Jahrzehnten hat die Arbeitsgemeinschaft der deutschen Schülervertretungen diesen Besprechungszoo entwickeln (der Hund = Streiter, das Reh = Schüchtern, der Fuchs = Ausfrager, usw.). Das sei hier nur erwähnt, da diese Typologie gut ist, sehr oft in Seminaren verwendet wird und die Quelle leider in der Regel nicht genannt wird.Daher an dieser Stelle ein Dankeschön an die deutschen Schülervertretungen!

 

 

Teilnehmer, die wir uns als Moderator wünschen

Das Pferd

Das Pferd ist der angenehme Zeitgenosse, der interessiert und engagiert am Thema arbeitet. Die Beiträge des Pferdes sind sachlich und wohl überlegt. Mit Pferden haben Sie bei Besprechungen kein Problem. Sie sind konstruktive Teilnehmer, mit denen Sie gut zusammenarbeiten können.

 

 

Machen wir Fehler bei der Einladung, in der Einführung und der Rahmensetzung können  die „Tiere" in den Teilnehmern schnell zum Vorschein kommen

Das Reh

Freiwillig sagt das Reh nichts. Sich ängstlich duckend hofft es: „Wenn ich nichts sage, werde ich auch nicht wahrgenommen“. Dabei werden sie schnell zum Opfer von Löwen und Füchsen. Rehe müssen gelockt werden, entweder durch direktes Fragen oder durch Verfahren, die dem "Reh" einen höheren Schutz versprechen. wie zum Beispiel die Kartenabfrage. Jeder kommt zu Wort, egal wie extro-  oder introvertiert er/sie ist. Haben Sie zu viele Rehe, dann sollten Sie jedoch fragen, ob Sie genug Schutz bieten, damit sich die Rehe „aus dem Unterholz trauen“.

Das Nilpferd

Nilpferde tauchen ab und gähnen vielleicht ab und zu. Sie bringen sich kaum ein. Nicht aus Angst, nein – sondern weil das Thema nicht interessant genug für sie ist. Das Nilpferd ist an sich gutmütig, aber es kann sehr gefährlich werden, wenn es sich gestört fühlt. Es kann helfen, wenn die Aufgabe, Rolle und Verantwortung des Nilpferdes angesprochen wird („Sie als…“). Oder es gehört vielleicht nicht in diese Besprechung.

Der Igel

Anders als das Reh, das sich duckt, reagiert der Igel stachelig. Er fühlt sich schnell angegriffen und stichelt dann zurück. Der  Igel nörgelt und kritisiert, egal ob zu Recht oder zu Unrecht. Der Igel ist anstrengend für den Moderator. Welcher sachliche Wunsch steckt dahinter? Ist der Wunsch erfüllbar und wenn nicht, warum? Auch bei Igeln ist zu fragen: Warum fühlt er sich nicht sicher? Was bräuchte er?

 

Die offensiven Strategien:

Der Hund

Hunde, die bellen, beißen nicht. Hunde-Typen sind oft gereizt, aggressiv und fallen anderen ins Wort. Bitten Sie um sachliche Begründungen: "Warum sind Sie dieser Auffassung?" Notfalls helfen auch Redezeitbegrenzung ("Fünf Minuten Redezeit; bitte halten Sie sich daran.") und das Einbinden in konkrete Aufgaben (Protokoll).

Der Breitmaulfrosch

Er versucht sich durch seine nicht selten langen Beiträgen und seiner Fachlichkeit in Szene zu setzen. Er ist ein typischer Vielredner. Hier hilft nur eins: bestimmt und höflich unterbrechen. Eine verwandte Art ist der Pfau: „Schau wie schön ich bin“ . Er liebt auch andere Formen der Aufmerksamkeitserheischung.

Der Fuchs

Der schlaue Fuchs stellt listige Fragen und scheut auch nicht davor zurück, offen Ihre Kompetenzen als Moderator anzuzweifeln. Bleiben Sie sachlich und lassen Sie sich nicht zu einem Streit provozieren. Wenn Sie dann noch die Fragen des Fuchses knapp beantworten, ist auch dieses Tier integrierbar.

Die Giraffe

Sitzt häufig in der Nähe des Moderators und ist nicht selten wirklich ein hohes Tier. Die Giraffe ist weder aggressiv noch stachelig, aber umso gefährlicher, weil sie geschickt auf der Metaebene der Moderation eingreift („An dieser Stelle wäre eine längere Diskussion zielführender“). Sie ist ein ungebetener Co-Moderator und macht Ihnen so in ihrem Bemühen ihren Status zu zeigen, Ihre Leitungs- und Moderationsfunktion streitig.

Der Löwe

Das Tier, das in den Schülervertretungen anscheinend nicht vorkommt, mir aber sehr wohl bekannt ist, ist der Löwe. Ein Hierarch, scheinbar vor sich hin dösend, der Sie mit einem gönnerhaften „Machen Sie nur“ in Sicherheit wägt. Wird er durch irgendetwas geweckt, dann beißt er ganz fürchterlich mit Killerphrasen um sich. Wichtige Regel: Würdigen Sie immer die Hierarchie, auch wenn der große Chef scheinbar abwinkt. Wenn er sich in seinem Revier nicht geachtet oder verletzt fühlt, dann wird er die Ordnung wieder herstellen.

 

Der Ablenker:

Der Affe

Eine besondere Rolle spielt der Ablenker. Er ist nicht selten der Clown der Runde. Hat Humor und macht Witze. Oder findet andere „Ablenker“. „Soll ich neuen Kaffee holen?“. Eine sehr erfolgreiche Strategie, sich den möglichen Konflikten zu entziehen und nicht greifbar zu sein. Nicht selten haben Humor und Unterbrechungen sogar positive Auswirkungen.

 

So einleuchtend und amüsant diese Typologie ist, scheint es doch besser zu sein, wenn diese Verteidigungs-, Sicherungs- und Abwehrstrategien erst gar nicht durch schlechte Moderation hervorgerufen werden.

 

 

Die „Tiere“ brechen nur aus, wenn die Teilnehmer unsicher und ängstlich sind.

Womit Sie Sicherheit schaffen können ist:

·         das eindeutige, gründliche und klare Setzen des Rahmens (siehe dazu Gesprächsrahmen und die 3 O´s), der die Rollen und Bedeutungen der Teilnehmer würdigt (Die Teilnehmer müssen ihren Status nicht mehr in der Besprechung selbst zeigen) und das Ziel, die Hintergründe, die Absichten deutlich macht.

·         und das leichte, vielleicht sogar nur nonverbale, aber sofortige Reagieren auf Störungen (Sticheleien, Killerphrasen, Angriffe, nonverbale Abwertungen wie Augen verdrehen usw.). Sie müssen es in den Anfängen nicht thematisieren, häufig genügt eine Reaktion, die für alle wahrnehmbar macht, dass Sie das Verhalten gesehen haben und nicht für normal halten. Gelingt das nicht, ist eine Vier-Augen-Ansage in der Pause einer offenen Eskalation vorzuziehen.

 

 

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