Georg Schwinning – Belasten E-Mails mehr, als sie helfen? Können wir zukünftig ohne E-Mails leben? Immer mehr Unternehmen beschäftigen sich mit dem Thema
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Führungskräfte, Geschäftsführung, Vorstände: alle leiden mal mehr, mal weniger unter der Email-Flut. Wie ist das noch zu schaffen?
Ein Geschäftsführer berichtete einmal folgendes: „Plötzlich wurde ich in der Nacht wach und musste an die vielen Emails denken, die ich noch nicht beantwortet oder gar nicht gelesen habe. Und diese lange Liste der Empfänger, die diese Email in cc bekommen haben. So viele Menschen, die nun mit involviert sind. Ob diese Menschen auch nicht schlafen können?“
Immer mehr Firmen beschäftigen sich heute damit, die Email-Flut einzudämmen. Der französische IT Dienstleister Atos will hierbei neue Wege gehen. „ZeroMail“ ist das Ziel! Wie die „Welt Online“ berichtet hat, arbeitet Atos an Alternativen um den „Irrsinn“ der Email-Flut zu unterbrechen. So werden beispielsweise bei Atos, laut der „Welt Online“, Vorstandssitzungen ohne eine einzige Email mit umfangreichen Präsentationen vorbereitet. Ab 2014 soll die interne Unternehmenskommunikation gänzlich ohne Emails auskommen. Ist das eine Revolution?
Atos ist mit dieser Idee, unnütze und eher belastende Kommunikation per Email zu vermeiden, nicht allein. Immer mehr Firmen beschäftigen sich mit diesem Thema. Zur Umsetzung hat Atos interne „Botschafter“ benannt, die kontinuierlich für das Thema sensibilisieren sollen. Andere Unternehmen legen in Leitlinien für Führungskräfte fest, dass die persönliche Kommunikation vor der Kommunikation per Email anzustreben ist. Manche Unternehmen erstellen einen „Email-Knigge“, der Form und Umfang regeln soll.
Die Vorteile von Emails sind jedoch nicht zu leugnen. Sekundenschnell können wir mit der ganzen Welt kommunizieren. Doch die Masse überfordert viele Menschen. Weltweit werden pro Tag geschätzte 145 Mrd. Emails versandt. 2016 sollen es sogar schon 192 Mrd. sein, so das Marktforschungsinstitut Radicati Groups. 20 Stunden pro Woche sollen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Unternehmen damit beschäftigen, Emails zu bearbeiten. Wie hilfreich und effektiv wäre es doch, wenn nur die Hälfte dieser Zeit für Führung genutzt werden würde!
Führungskräfte berichten immer wieder, dass sie ca. 100 Emails pro Tag erhalten. Oft ist dabei nur ein Viertel bis ein Fünftel für sie wirklich relevant. Besonders ärgerlich ist dabei ein umfangreicher „cc-Verteiler“, damit auch möglichst viele den Inhalt gekannt haben, falls es einmal zu Problemen kommen sollte. „Missbrauch zur Delegation von Verantwortung“ beschreibt die Welt dieses.
Was können wir dagegen tun?
Bei Atos soll in Zukunft die interne Kommunikation nur noch über ein internes „soziales Netzwerke“ im Stil von Facebook geführt werden. Informationen sollen hierdurch zur „Holschuld“ werden. Wer sich intern informieren möchte, muss zukünftig aktiv werden. Jüngere Menschen praktizieren dieses heute schon in den bekannten Netzwerken.
Andere Unternehmen setzen mehr auf Einsicht und Vorbildfunktion. Dabei kommt den Führungskräften eine besondere Verantwortung zu. Ein kleines Rechenbeispiel soll verdeutlichen, wie schnell Zeit und Aufwand eingespart werden kann:
Wenn ein Mitarbeiter an einem Vormittag nur vier Emails schreibt und zusätzlich zum Empfänger noch je 2 Personen in cc aufnimmt, müssen 12 Personen das alles lesen.
Wenn man nur eine Email weniger schreibt und bei jeder Mail je eine Person aus dem cc weglässt, dann müssen nur noch 6 Personen das alles lesen.
Der Effekt: 50 Prozent weniger Emails! Somit 50 Prozent mehr Zeit für Führung!
Ein erster, guter und effektiver Ansatz!