Ulrich Grannemann – Sie glauben eine Aufgabe gut und richtig delegiert zu haben? Aber trotzdem kommt das Ergebnis nicht in vereinbarter Qualität oder Zeit? Wie Sie effektiv und mit dem gewünschten Ergebnis delegieren.
Was nicht selten passiert ist, dass Sie statt dem Ergebnis Ausreden, Rechtfertigungen und Schuldschiebereien bekommen: „Da fehlte noch eine Entscheidung, man konnte nicht weiter machen, weil ein Dritter nicht geliefert hat, man hatte gedacht….“
Wie bei juristischen Verträgen können sich Rahmenbedingungen ändern oder Umstände eintreten, die vorher nicht bedacht wurden. Damit ein Vertrag die Gültigkeit nicht verliert, wird den Verträgen die sog. salvatorische Klausel angefügt (eine Beispielformulierung siehe unten). In diesem Sinne sind Delegation auch Verträge, die eine solche Formel brauchen.
Ein bewusst geschnürtes Delegationspaket enthält vier Bestandteile (siehe „4 Seiten der Delegation“):
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1. Content
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2. Context
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3. Budget
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4. Rules
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Was soll hinten rauskommen?
spezifisch, positiv, messbar
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Hintergründe, Zusammenhänge, Motivation
akzeptiert, intentionserhaltend
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Schätzung des Arbeitsaufwandes
terminiert, erreichbar
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Kommunikations- und Entscheidungsregeln.
Wie gehen wir damit um? Was tun wir, wenn…?
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(SMART, PURE, CLEAR, SPEZI: Erklärung der bekanntesten Akronyme siehe unten)
Content, Context und Budget werden in den meisten Fällen beachtet. Die Regeln allerdings werden viel zu häufig vergessen. Dabei liegt gerade hier die Qualität einer Delegation. Genau in dieses Regelpaket gehört die salvatorische Klausel.
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Beispiele für „salvatorische Klauseln“ in der Delegation:
Bitte geben Sie (bis …) eine kurze Rückmeldung, ob die Vereinbarung so o.k. ist.
Bitte melden Sie sich frühzeitig – z.B. nach 2/3 der Zeit -, wenn Sie
– absehen können, dass Sie es nicht schaffen und geben Sie ggfl. einen neuen Termin an
– unerwartete Schwierigkeiten sehen
– weitere Informationen oder Entscheidungen brauchen.
Bei größeren Aufgaben lassen sich Meilensteine vereinbaren.
Bitte lass uns in x Tagen über den Zwischenstand telefonieren.
Bitte melde Dich, wenn Du siehst, dass Umstände eintreten, die Umfang, Inhalt und Zeit verändern könnten. Dann lass uns das Paket neu schnüren.
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Die Klausel brauchen wir nicht immer. Aber sie ist wichtig bei neuen Mitarbeitern oder auch neuen Typen von Aufgaben.
Hinter Unzuverlässigkeit steckt sicher nicht nur Demotivation („Der Chef wird schon schreien, wenn es wirklich wichtig ist.“) oder Unerfahrenheit, sondern häufig die eigenen Antreiber, perfekt sein zu wollen, den Chef nicht zu nerven oder unangenehm aufzufallen. Dann wird verdrängt und aufgeschoben. Und so wird schnell aus einem kleinen Mangelgefühl ein echter Mangel im Arbeitsverhalten.
Gute „Klauseln“ helfen Vertrauen aufzubauen, Vertrauen in unsere Reaktionen und gerechten Urteilen als Chef.
Anhang 1:
Die gängigsten Zielvereinbarungs-Regel-Akronyme und deren Bedeutung:
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SMART
Spezifisch/konkret
Measurable: messbar Attainable: erreichbar Realistisch: realistisch Time phased: zeitlich gegliedert |
PURE
Positivly stated: positiv formuliert
Understood: verstanden Relevant: relevant Ethical: moralisch |
CLEAR
Challenging: lockend/herausfordernd
Legal:legal Environmentally sound: umweltverträglich Agreed: akzeptiert Recorded: protokolliert |
SPEZI
Sinnlich konkret
Positiv
Eigenständig erreichbar
Zusammenhang/Kontext geklärt
Intentionserhaltend, zielkonfliktfrei
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Anhang 2: Vertragsrecht, salvatorische Klausel
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Beispiel: Formulierung einer salvatorischen Klausel
„Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich der Vertrag als lückenhaft erweist.“
Quelle: Wikipedia
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